Algemene voorwaarden

Artikel 1 Toepassing, offerte en bevestiging 

1.1 Toepassing 

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten die S&L uitvoert voor de klant. Zij genieten voorrang op de voorwaarden van de klant. 

 

Deze algemene voorwaarden worden door de klant aanvaard door het loutere feit met S&L te onder- handelen of een overeenkomst af te sluiten. De klant erkent kennis te hebben genomen van deze voorwaarden in al haar geschreven en gedrukte bepalingen. Hij erkent dat deze 

voorwaarden de integrale tekst uitmaken van het tussen partijen tot stand gekomen akkoord, en alle voorgaande mondelinge of schriftelijke voorstellen of afspraken, evenals elke andere mededeling tot nog toe tussen partijen gedaan, vervangen en vernietigd. Eventuele nietigheid van een of meerdere bedingen uit deze algemene voorwaarden, doet geen afbreuk aan de toepasbaarheid van alle andere clausules. 

1.2 Offerte 

Offertes zijn geheel vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na de offertedatum. Offerteprijzen kunnen afwijken door een wijziging in de grondstofprijzen of door een wijzigingen op vraag van de klant. 

1.3 Schriftelijke bevestiging 

Offertes, hetzij opdrachten, dienen door de klant schriftelijk te worden bevestigd of afgewezen binnen een periode van 30 dagen (de periode van offerte zoals uiteengezet in artikel 1.2). Indien de klant nalaat om een schriftelijke bevestiging of afwijzing te sturen naar S&L, en S&L is in navolging van eerder contact of onderhandelingen met de klant reeds begonnen met een opdracht, dan zal dit gelden als een stilzwijgende doch rechtsgeldige overeenkomst. 

 

Artikel 2 Uitvoering 

2.1 Uitvoering opdracht 

S&L zal zich inspannen om de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit te voeren, de belangen van de klant te behartigen en te streven naar een voor de klant bruikbaar resultaat en met regelmatige tussentijdse afstemming.  

 
2.2 Verstrekken van medewerking en gegevens 

De klant verbindt zich ertoe om S&L in staat te stellen om haar opdracht uit te voeren, te verstaan dat: S&L toegang krijgt tot de gebouwen, de klant tijdig de gevraagde documenten en informatie zal aanleveren, de klant aan S&L volledige informatie verstrekt (‘briefing’) opdat S&L haar opdracht naar haar beste vermogen kan uitvoeren. De in dit artikel vervatte voorwaarden vormen een resultaatsverbintenis die rust op de klant. Eventuele laattijdige aanleveringen van informatie en/of meldingen vanwege de klant aan S&L zijn uitsluitend toe te rekenen aan de klant en kunnen niet voor een vermindering van de offerte zorgen. 

 

2.3 Externe leveranciers 

Opdrachten aan externe leveranciers die de klant rechtstreeks aangaan, zijn geheel voor risico van de klant. 

 

2.4 Leveringstermijn 

De leveringstermijn die S&L meedeelt in offerte, is louter indicatief. Het overschrijden van de leveringstermijn geeft de klant geenszins het recht om de opdracht te annuleren zonder vergoeding. 

 

2.5 Klachten 

Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen de vijf werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan S&L te worden meegedeeld. De slotfactuur mag gezien worden als schriftelijke beëindiging van de opdracht. 

 

Artikel 3 Intellectuele eigendom en eigendomsrechten 

 

3.1 Eigendomsrecht 

De klant wordt na afronding van de opdracht de eigenaar van alle documenten die S&L maakt in functie van de opdracht voor de klant, voor zover is voldaan aan alle hier besproken voorwaarden. 

3.2 Onderzoek 

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen, is S&L niet geacht om een onderzoek uit te voeren naar het bestaan van octrooirechten, merkrechten, tekening- of modelrechten, auteursrechten of portretrechten van derden die een implicatie kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht van de klant. Hetzelfde geldt voor een eventueel onderzoek naar beschermingsvormen voor de klant. 

3.3 Logovermelding en eigen promotie 

Tenzij anders overeengekomen met de klant, is S&L gerechtigd om haar logo op of bij het gerealiseerde werk te vermelden.  

 

Artikel 4 Vergoeding 

4.1 Vergoeding volgens offerte 

De vergoeding is in principe de vergoeding zoals vermeld op de offerte. Deze offerte is gebaseerd op een geschatte tijd per onderdeel. Wanneer S&L tijdens de uitvoering van de opdracht evalueert en vaststelt dat de uitgevoerde werken 10% tijd meer of minder zullen behelzen zal S&L klant hiervan op de hoogte brengen. Daaruit volgt dan ofwel een aangepaste offerte ofwel een schriftelijk akkoord voor eventuele meerkosten. 

 

4.2 Bijkomende kosten 

Naast de overeengekomen vergoeding kunnen bijkomende kosten in rekening worden gebracht die S&L voor de uitvoering van de opdracht heeft gemaakt (bv. trans- portkosten, overnachtingen). 

 

S&L geeft de voorkeur aan het zich verplaatsen via het openbaar vervoer, het gebruik van gedeelde voertuigen en de fiets. Ongeacht de wijze waarop wij ons verplaatsen, rekenen wij een verplaatsingskost aan van € 0,42 per kilometer. 

4.3 Meerwerk 

Indien S&L, door het niet tijdig of niet correct aanleveren van gegevens en materialen door de klant, genoodzaakt is om meer of andere werken uit te voeren, zullen deze extra kosten worden aangerekend aan de klant op basis van het tarief zoals overeengekomen in de offerte. Ook als de klant een afwijkende of onjuiste briefing geeft, zullen de extra kosten voor het meerwerk worden aangerekend. 

 

Artikel 5 Betaling 

5.1 Betalingsverplichting 

Facturen zijn per overschrijving betaalbaar binnen de in de factuur vooropgestelde betalingstermijn. De betaling van een factuur binnen deze periode is een essentieel onderdeel van de overeenkomst. Na de vervaldatum zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsintresten verschuldigd van 8,5% conform de wet van 14 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, met een forfaitaire vergoeding van 10% van het bedrag van de factuur en een minimum van € 40. 

 

5.2 Maandelijks  

S&L zal maandelijks factureren aan de klant. Zij geeft hierbij een overzicht van de prestaties en de vorderingen van het project. 

 

5.3 Klachten 

Klachten betreffende facturen moeten schriftelijk aan S&L worden gericht binnen de vijf werkdagen na factuurdatum. Nadien worden deze klachten als onontvankelijk beschouwd. 

 

5.4 Eigendomsrecht 

Alle conceptuele voorstellen, ontwerpen en studies, ook in de vorm van de offerte, behoren tot op datum van oplevering – vanaf betaling van de slotfactuur – tot de uitsluitende eigendom van S&L. Zonder dat dit een exhaustieve lijst is, mogen voorgaande in geen geval worden vervreemd, verhandeld, gebruikt, medegedeeld of gekopieerd aan derden, zonder schriftelijke en voorafgaande toestemming van S&L 

 

Vanaf het moment dat de klant zijn betalingsverplichtingen uit hoofde van deze opdracht niet of slechts ten dele nakomt, of in gebreke is om andere verplichtingen zoals uiteengezet in deze voorwaarden te voldoen, is het de klant niet toegestaan om gebruik te maken van de documenten of leveringen zoals aangeleverd door S&L die verband houden met de opdracht. 

 

Artikel 6 Annulering 

 
6.1 Annulering door de klant 

1° Consultancy en interim- of changemanagement 

Wanneer de klant de opdracht annuleert, dient hij de afgesproken vergoeding en de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan verrichte werken te betalen, evenals een schadevergoeding (zoals omschreven in artikel 6.3). 

 

2° Opleidingen en leiderschapsontwikkeling 

Annulering of afwezigheid tijdens de opleiding of het traject kan niet ingehaald worden in latere groepen gezien de impact op de groepsdynamiek. Uitzonderingen hierop zijn er enkel wegens niet te voorziene omstandigheden. Dit dient schriftelijk te worden gedocumenteerd (bv.: plotseling overlijden van een direct familielid, ernstige acute ziekte, …). 

Wanneer een deelnemer zich uitschrijft, is hij de vergoeding zoals bepaald in artikel 6.3 2° verschuldigd. 

 

6.2 Annulering door S&L

1° Consultancy en interim- of changemanagement 

Indien de opdracht door S&L wordt geannuleerd wegens een toerekenbare tekortkoming in de naleving van de algemene voorwaarden door de klant, is de klant gehouden tot betaling van de afgesproken vergoeding en de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan verrichte werken, evenals een schadevergoeding (zoals omschreven in artikel 6.3). 

 

2° Opleidingen en leiderschapsontwikkeling 

Bij annulering door S&L door overmacht of onvoldoende aantal deelnemers voor een specifieke editie, wordt het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald. 

 

6.3 Schadevergoeding 

1° Consultancy en interim- of changemanagement 

De schadevergoeding bedoeld in de artikels 6.1 1° en 6.2 1° bevat de kosten die voortvloeien uit verbintenissen die S&L met derden is aangegaan in functie van de uitvoering van de opdracht. De schadevergoeding bevat eveneens 25% van het resterende deel van de afgesproken vergoeding die de klant bij volledige afwerking van de opdracht zou zijn verschuldigd. 

 

2° Opleidingen en leiderschapsontwikkeling 

Annulering bij meer dan 30 dagen voor de startdatum van de gekozen editie: gratis. De deelnemer kan éénmalig doorschuiven naar een volgende editie. 

Annulering bij minder dan 30 en meer dan 14 dagen voor de startdatum van de gekozen editie: De deelnemer betaalt 25% van de prijs. 

Annulering bij minder dan 14 dagen voor de startdatum van de gekozen editie: De deelnemer betaalt 50% van de prijs. 

 

6.4 Gebruik resultaat na annulering 

In overeenstemming met artikel 5.4 van deze algemene voorwaarden is het de klant niet toegestaan om de hem ter beschikking gestelde ontwerpen (verder) te gebruiken na annulering van de opdracht, om welke reden dan ook. 

 

Artikel 7 Vrijwaring 

 

7.1 Aanspraak door derden 

 

De klant vrijwaart S&L voor alle aanspraken van derden voortvloeiend uit de toepassingen of het gebruik van een ontwerp. De klant vrijwaart S&L eveneens voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de klant verstrekte materialen en gegevens die bij de uitvoering van de opdracht worden gebruikt. 

 

 

Artikel 8 Aansprakelijkheid 

 

8.1 Aansprakelijkheid 

S&L kan niet aansprakelijk worden gesteld voor: 

 

1. fouten in het materiaal dat door de klant ter beschikking wordt gesteld; 
2. misverstanden of fouten in de uitvoering van de opdracht als deze hun aanleiding of oorzaak vinden in handeling van de klant, zoals het niet tijdig of niet aanleveren van volledige, duidelijke en correcte materialen of briefing aan S&L; 
3. fouten door derden die door de klant zijn ingeschakeld; 
4. gebreken in offertes van toeleveranciers of overschrijdingen van prijsoffertes van toeleveranciers; 
5. fouten in het ontwerp indien de klant zijn goedkeuring  gegeven heeft; 
6. eventuele financiële of andere schade die de klant ondervindt in de uitvoering van de adviezen van S&L 
7. Verval aansprakelijkheid 

Elke aansprakelijkheidsvordering van de klant ten aanzien van S&L vervalt door het verloop van één jaar vanaf de datum van oplevering. 

 

8.2 Bewaarplicht 

Na het voltooien van de opdracht hebben noch de klant noch S&L jegens elkaar een bewaarplicht met betrekking tot de gebruikte materialen en gegevens. 

 

8.3 Inspanningsverbintenis 

Consultants van S&L zullen nooit aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele verliezen tenzij dit op voorhand anders werd overeengekomen of in geval van zware fout.  

 

Artikel 9 Overige bepalingen 

 

9.1 Vertrouwelijkheid 

1° Zowel de klant als S&L zijn gehouden om de inhoud van de opdracht en de feiten en omstandigheden van hun samenwerking vertrouwelijk te behandelen. 

 

2° Zowel tijdens de duur van de opdracht als na afloop ervan verbindt S&L er zich toe aan niemand enige informatie te geven van persoonlijke of vertrouwelijke aard, die S&L in het kader van deze opdracht kreeg, betreffende de klant, de moedervennootschap, een filiaal, een zustervennootschap, een leverancier, een klant of personeel, en dit ongeacht het belang van deze informatie of de omstandigheden waarin hij ze heeft verkregen (de “Vertrouwelijk Informatie”). 

Worden als Vertrouwelijke Informatie beschouwd, zonder dat deze opsomming limitatief is: 

- de handelsgeheimen; 

- de productiemethodes; 

- omzetcijfers en andere financiële gegevens van de Opdrachtgever; 

- de strategische plannen; 

- de klantenlijsten; 

- de commerciële, artistieke en technische organisatiemethodes. 

9.2 Bevoegde rechtbank 

De rechtscolleges van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, zullen exclusief bevoegd zijn om kennis te nemen van elk dispuut met betrekking tot of naar aanleiding van de uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst, met uitzondering van een procedure in kort geding die in eender welke jurisdictie kan worden ingesteld. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, met uitzondering van diens bepalingen van internationaal privaatrecht. 

 

9.3 Afstand van recht 

Indien een partij een recht voortvloeiend uit deze overeenkomst niet of niet tijdig uitoefent, of nalaat de uitvoering van een verbintenis door de andere partij tijdig af te dwingen, zal dit niet kunnen geïnterpreteerd worden als een afstand van recht. Elke afstand van recht zal uitdrukkelijk schriftelijk worden medegedeeld door de afstand doende partij en houdt, tenzij uitdrukkelijk anders gestipuleerd, geen afstand in van dat recht voor de toekomst. 

9.4 Tegenstrijdige bepalingen 

In geval een bepaling van deze overeenkomst niet afdwingbaar of tegenstrijdig met enige wettelijke bepalingen blijkt, zullen de partijen een regeling uitwerken die de oorspronkelijke bedoeling van de niet afdwingbare bepaling zo dicht mogelijk benadert. Alle overige bepaling- en blijven onverminderd van kracht. 

 

9.5. Persoonlijke informatie en verwerking van persoonsgegevens 

1° Persoonlijke informatie die de klant verstrekt aan S&L, is onderworpen aan deze Algemene Voorwaarden. 

 

2° Het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens wordt bepaald door de klant en deze wordt beschouwd als Verwerkingsverantwoordelijke. 

 

3° S&L is als Verwerker verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de klant in het kader van de Diensten en verklaart deze te verwerken conform de verplichting opgenomen in artikel 28 van de AVG. 

 

S&L verbindt zich ertoe om de hierna volgende bepalingen na te leven bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten. Aan de termen uit deze bepalingen dient de gangbare betekenis gegeven te worden zoals gedefinieerd in de AVG. De klant gaat akkoord met dit Verwerkersreglement bij het aanvaarden van de Algemene Voorwaarden. De bepalingen uit dit Verwerkersreglement hebben voorrang op eventuele andere overeenkomsten gesloten tussen de Partijen, voor zover die overeenkomsten strijdig zijn met dit Verwerkersreglement.  

 

4° S&L verwerkt identificatiegegevens (IP-adres, contactpersonen, adressen,..) en financiële gegevens van de klant omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. 

 

S&L heeft geen DPO aangesteld, maar voor alle vragen over dit Verwerkersreglement kan de klant terecht bij info@s-l-impact.com. 

 

5° S&L handelt uitsluitend in opdracht van de klant en verwerkt enkel persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant. 

 

De klant waarborgt aan S&L dat deze laatste gerechtigd is de persoonsgegevens te verwerken in uitvoering van de overeenkomst. De klant waarborgt tevens alle verplichtingen die op de verantwoordelijke voor de verwerking rusten met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens, te hebben nageleefd, zowel in het kader van de AVG als enige andere toepasselijke wetgeving of regelgeving. 

 

De klant zal, als verantwoordelijke voor de verwerking, instaan voor het voorzien van een juridische basis voor de verwerking. De klant waarborgt in het bijzonder de vereiste toestemming en machtiging te hebben bekomen om gerechtigd te zijn de persoonsgegevens aan S&L over te maken en S&L toe te laten de persoonsgegevens te verwerken in het kader van de overeenkomst. 

 

S&L stelt aan de klant alle nodige informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in dit Verwerkersreglement neergelegde verplichtingen aan te tonen. S&L maakt het mogelijk aan de klant om audits uit te voeren door de klant zelf of een controleur aangesteld door de klant. De klant dient hiervoor een schriftelijk verzoek in via e-mail. 

 

Tijdens de controle mag de klant zich ter plaatse begeven in de lokalen of plaatsen waar S&L de gegevensverwerking uitvoert en/of de kopieën of back-ups bewaart en daar alle nuttige en nodige documenten inkijken die noodzakelijk zijn teneinde zich ervan te verzekeren dat de verwerking door S&L conform is aan de bepalingen van dit Verwerkersreglement en de AVG. De kosten voor deze audit zullen ten laste zijn van de klant.   

 

6° Als S&L een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de Verordening, zoals bijvoorbeeld recht van verzet of recht van wissing van persoonsgegevens, geeft S&L deze opdracht onverwijld door aan de klant. 

 

S&L verleent de klant, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plichten rond de uitoefening door betrokkenen van hun rechten, alsook bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.De door S&L verleende prestaties en gemaakte kosten zijn ten laste van de klant. 

 

7° S&L treft passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat het vermogen heeft om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkingssystemen te garanderen. Hiervoor hanteert S&L een procedure om de technische en organisatorische maatregelen periodiek te testen, te beoordelen en te evalueren op de doeltreffendheid ervan voor de beveiliging van de verwerking. 

 

S&L neemt, in overeenstemming met artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming,  gepaste technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen teneinde de persoonsgegevens van de klant te beschermen tegen verlies, hacking, vernietiging evenals elke andere vorm van illegale verwerking. In geval S&L vaststelt dat er een ongeoorloofde verwerking heeft plaatsgevonden, zal zij de klant hiervan binnen 48 uur informeren. 

 

8° De klant waarborgt dat de verstrekte persoonsgegevens correct en volledig zijn. De klant erkent en aanvaardt dat S&L geen enkele verplichting heeft ten aanzien van de klant om de juistheid en volledigheid van de verstrekte persoonsgegevens te verifiëren. S&L is niet aansprakelijk ten aanzien van de klant op welke grond dan ook, hierin begrepen aansprakelijkheid voor schade geleden door de klant ingevolge vorderingen van derden, hierin begrepen de betrokken persoon zoals gedefinieerd in de AVG, op basis van de verwerking door S&L van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die werden verstrekt door de klant aan S&L. 

 

De klant is aansprakelijk voor, en verbindt er zich toe S&L te vrijwaren, voor enige schade en kosten geleden door S&L in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens door S&L in uitvoering van de overeenkomst, met inbegrip van enige schade die door S&L moet worden vergoed aan een derde, hierin begrepen de betrokken persoon, en die een gevolg is van een aan de klant toewijsbare fout, niet-naleving van haar verplichtingen in het kader van de overeenkomst of nog de onjuistheid van enige door de klant in deze overeenkomst verstrekte waarborg. 

 

De aansprakelijkheid van S&L is steeds beperkt tot deze gevallen specifiek voorzien in de AVG. De aansprakelijkheid van S&L is in alle gevallen beperkt tot de directe schade aan de klant. De klant vrijwaart S&L te allen tijde voor alle aanspraken van derden. 

 

9° S&L zal met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens steeds de grootste confidentialiteit aan de dag leggen. 

 

Persoonsgegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Sommige gegevens, zoals facturatiegegevens, worden langer bewaard ten gevolge van wettelijke vereisten. 

Zijn persoonsgegevens hierna niet meer nodig, dan zal S&L ze adequaat uitwissen en permanent verwijderen. 

 

10° S&L geeft de persoonsgegevens van de klant niet door aan derden voor commerciële redenen. In bepaalde gevallen is S&L krachtens de wet of door een rechterlijk bevel verplicht om de persoonsgegevens over te maken aan derden. Voor alle andere gevallen dient de S&L de toestemming te krijgen van de klant om persoonsgegevens door te geven aan derden (instellingen, instanties,...). 

 

S&L mag onderaannemers-verwerkers aanstellen om de verwerkingsactiviteiten voor de klant uit te voeren. Als S&L beroep doet op een onderaannemer-Verwerker in de zin van dit artikel, sluit S&L met de onderaannemer-Verwerker een schriftelijke overeenkomst die minimaal alle garanties, verplichtingen en aansprakelijkheden omvat die voortvloeien uit dit Verwerkersreglement. S&L doet geen beroep op onderaannemers buiten de EER. 

 

Indien de onderaannemer-Verwerker deze verplichtingen niet nakomt, is S&L aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van de subverwerker. De klant mag de actuele lijst met onderaannemers-verwerkers opvragen op eenvoudig verzoek per e-mail en heeft het recht om bezwaar te maken tegen de samenwerking met een bepaalde verwerker. 

 

11° Een datalek in de zin van dit reglement betekent een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens 

Bij ontdekking van een datalek, zal S&L zo snel mogelijk en ten laatste binnen de 48 uur na de ontdekking de klant informeren via telefoon of email. 

 

S&L zal na de ontdekking van een datalek, de klant op de hoogte houden van de maatregelen die werden genomen teneinde de omvang van het datalek te beperken dan wel teneinde dit in de toekomst te vermijden. 

De klant is verantwoordelijk voor het melden van het datalek bij de toezichthoudende autoriteiten binnen de wettelijke termijnen. 

Bijlage 1 – Definities  

S&L: Coöperatieve vennootschap ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0739.737.836 met maatschappelijke zetel te Koningin Elisabethlaan 45, 9000 Gent, IBAN: BE41 8939 4409 5510 (VDK), SWIFT / BIC: VDSPBE91.  

Klant: Onderneming waarmee S&L een contract afsluit (of onderhandelingen voert teneinde een professionele relatie tot stand te brengen). 

Vertrouwelijke informatie: Partijen zullen de informatie die zij voor, tijdens of na de uitvoering van de overeenkomst aan elkaar verstrekken, als vertrouwelijke informatie