1. Maak nu die retroplanning
Retro-wat? Een retroplanning is een tijdslijn die je start bij de deadline en dan terug in de tijd plant tot op vandaag. Zodat je zeker bent dat je tijdig alle puzzelstukjes bij elkaar hebt.
Zorg ervoor dat ze er ligt voor de zomer, je retroplanning. Onderaan deze blog vind je een handige checklist van dingen die daar zeker op moeten staan.
2. Doe de check: heb je de middelen om je plannen te verwezenlijken?
Heel wat plannen struikelen over een tekort aan mensen om ze uit te voeren. Om dat te vermijden, doe je best nu al een check. Hoeveel VTE’s heb je om aan elk van je doelen te werken? Hoe verschilt dat van de menskracht en de taken in je organisatie vandaag? Deze reality check heeft vaak nog impact op je doelenkader, als je hem grondig doet. Wacht er dus niet mee tot op het eind.
Wie maakt trouwens jouw begroting op? Als die persoon geen deel uitmaakt van je planningsteam, brief hem of haar dan tijdig over de inhoudelijke keuzes die je wil maken. Veel organisaties bekijken het budget pas op het eind, en dan is het moeilijk om nog veel bij te sturen. Met soms kunst- en vliegwerk tot gevolg. Een financieel verantwoordelijke die nu al mee is, kan de komende maanden gebruiken om nog het één en ander uit te zoeken.
3. Vertaal je doelen in mensentaal
Om te zorgen dat ze alles omvat, formuleer je een doelstelling vaak heel precies en tegelijk zo bondig mogelijk. Achter elk woord zitten 10 gedachten. Voor wie niet mee was in het denkproces, klinkt dat vaak heel erg abstract.
Geen wonder dat sommige bestuursleden tijdens de voorstelling van je beleidsplan goedkeurend knikken, maar achteraf schrikken als ze zich realiseren wat een keuze in de praktijk betekende. Of dat een medewerker met glazige ogen wegdroomt op het moment dat je je strategische doelen voorstelt.
Doe daarom de oefening: wat is de essentie van elk doel, en kan je dat ook vertellen in mensentaal? Wat moeten je bestuur, je team en de buitenwereld écht onthouden? Als je je plan voorstelt of communiceert, geef dan ook altijd de versie ‘in mensentaal’ mee.
Zo’n toegankelijke versie van je doelstellingen is bovendien een prima startpunt voor tips 4 en 5.
4. Doe de pitch
Hoeveel minuten heb jij nodig om te vertellen wat jouw organisatie de komende jaren wil bereiken, en hoe ze dat zal doen? Als je plannen goed in elkaar zitten, versterken je strategische en operationele doelen, je missie en alle andere elementen elkaar.
Maak daarom een pitch waarmee je in 3 minuten door je beleidsplan kan wandelen:
- Zoek eerst naar de rode draad. Wat is de ene grote beweging die je in de komende jaren maakt? Wat is het overheersende thema?
- Pak er dan je doelen ‘in mensentaal’ bij (zie tip 3). Vertel hoe elk van de doelen bijdraagt tot je missie en past bij je rode draad.
- Maak het zo helder en motiverend, dat je publiek reageert met: ‘waw, dat is interessant!’
Deze oefening helpt je bij het op papier zetten van een coherent plan. Houd tijdens het schrijven je rode draad stevig vast en neem je lezer mee.
5. is iedereen mee?
In de meeste organisaties kan je niet plannen met je hele organisatie. Omdat je met te veel mensen bent. Maar ook omdat niet iedereen warmloopt van discussies over rollen, doelen en indicatoren.
Uiteindelijk zal je hele organisatie wel je plan mee uitvoeren. Eens je je doelen hebt geformuleerd, koppel je daarom best terug.
- Leg je doelenkader voor aan je bestuur en check of ze alles begrijpen en steunen (zie ook tip 3). Zo kan je nog rekening houden met hun feedback tijdens de verdere uitwerking. Weten dat je bestuur je plannen draagt, helpt om met een gerust gemoed te schrijven.
- Ga ook terug naar je team. Doelen formuleren is misschien geen spek voor ieders bek. Maar nadenken wat we dan concreet gaan doen, dat kan iedereen. Een goede oefening is ‘Start-stop-continue’: als we deze doelen willen realiseren, wat moeten we dan vanaf nu (anders) doen? Wat gaan we niet meer doen (op de huidige manier)? En wat moeten we zeker blijven doen, omdat het helemaal past in onze plannen en missie?
Na deze oefening zullen de doelen, als het goed is, voor alle medewerkers veel duidelijker zijn. Vanuit de praktijk krijg je waarschijnlijk nog tips en nuttige feedback. En hopelijk kan je ook heel wat enthousiasme opwekken voor de nieuwe plannen.
- Heb je externe organisaties en partners benoemd in je beleidsplan? Laat het hen dan zeker weten, en vraag hen of ze zich comfortabel voelen bij wat je schrijft. Dat sterkt het vertrouwen én zal de samenwerking later ten goede komen.
6. Boek je nalezers
We kunnen het garanderen: tegen oktober kijk je zelf scheel op je beleidsplan. Je bent er zoveel mee bezig geweest, dat je niet meer weet of het wel helder is, waar de gaten zitten, hoe het overkomt op de lezer.
Boek nu enkele mensen die minder betrokken zijn bij het planningsproces – bestuurders, een supervrijwilliger, een externe expert. Zoek mensen die je een interessant perspectief kunnen bieden, en zeker ook iemand die vertrouwd is met jouw decreet. Vraag hen om nu al een moment te blokkeren om je beleidsplan grondig na te lezen.
7. Checklist voor de retroplanning
Wat mag je zeker niet vergeten in te plannen? Zoals past in een goede retroplanning, beginnen we bij de indieningsdatum en eindigen we bij vandaag:
- Supertip: plan je indiening minimum een week voor de wettelijke indieningsdatum. Een beetje ‘rampenmarge’ is extra goed voor de gemoedsrust.
- Tijd voor de lay-out – blokkeer nu al de agenda van je vormgever.
- Het moment waarop het bestuur en de Algemene Vergadering hun akkoord zullen geven.
- Tijd voor de nalezers om feedback te geven.
- De deadline voor het schrijfwerk. Voorzie minstens 3 rondes:
- Een eerste draft (na te lezen door het beleidsplanningsteam)
- Een tweede draft (voor je externe nalezers)
- De definitieve versie
- Het moment waarop je meerjarenbegroting af moet zijn.
- Tegen wanneer je de werkingsgegevens zal verzamelen die je mee moet geven met je beleidsplan.
- Het verzamelen van getuigenissen, quotes en voorbeelden uit de praktijk die je zal gebruiken om je plan levendig en concreet te maken. Maar ook foto’s, illustraties en grafieken.
- Breng nu in kaart welke antwoorden op de beoordelingscriteria van jouw decreet nog niet helder zijn en bepaal wie tegen wanneer een antwoord zal formuleren. Geef ook al die elementen een plekje in je retroplanning.
Voorzie voor elk aspect een deadline én een verantwoordelijke. Een goed idee is om één persoon in de organisatie de eindverantwoordelijkheid te geven om de planning op te volgen en ieders deadlines in de gaten te houden.
Volstaan deze tips niet om jou gemoedsrust te geven? Je kan altijd vrijblijvend een gesprek maken om te kijken wat wij voor jou kunnen doen. Stuur gerust een berichtje naar sabine.craenen@s-l-impact.com.
