Auteurs: Jens Van Lathem en Davy De Laeter
Goed besturen betekent enerzijds rekening houden met een aantal regels en wetten over hoe dat moet verlopen (wat wij definiëren als de ‘harde kant’ van goed bestuur). Maar ook de zachte, menselijke kant verdient volle aandacht: het bestuur is een orgaan dat met de nodige zorg en aandacht een echte partner wordt om samen je missie te bereiken. Duidelijke afspraken en een heldere rolverdeling zijn daarbij cruciaal, maar evenzeer de interactie en het welzijn van elk individu en de groep als geheel.
De zakelijke kaders (of harde kant): welke regels leggen we vast?
Termijn & opvolging
We beginnen bij het einde. Hoe lang mogen bestuurders eigenlijk in zo’n bestuur zetelen? Het kan wel eens gezellig worden. Bestuurders bouwen een band op met de organisatie, directie en personeel. Maar na verloop van tijd vervaagt mogelijk de frisse en objectieve blik op de organisatie. In de codes voor goed bestuur variëren de vooropgestelde maximale termijnen. Evaluatie en (zelf)reflectie zijn zeker aan de orde na meer dan 10 jaar. Is het dan niet tijd om te denken en werken aan aflossing van de wacht?!
Aansprakelijk? Actief participeren aan het beleid!
Bestuurders kunnen aansprakelijk gesteld worden voor bestuursfouten. Deze risico’s kan je tot op zekere hoogte verzekeren. Laat het vooral een motivatie zijn om alle bestuurders te betrekken en te rekenen op regelmatige aanwezigheid op bestuursvergaderingen. Eventueel organiseer je (deel)vergaderingen die specifiek gericht zijn op thema’s waar individuele bestuurders expertise en ervaring in hebben en zij dus ten volle kunnen deelnemen aan het debat.
Werkgeversrol
Is er personeel, dan heeft het bestuur ook een rol als werkgever op te nemen, minstens tegenover de directie en in het algemeen het personeelsbeleid. Afhankelijk van de context en het onderwerp kan deze rol sturend, adviserend of coachend zijn. In ieder geval is het bestuur, samen met de coördinator of directie, verantwoordelijk om een gezonde werkomgeving te creëren. Uitwisseling van informatie is hierbij cruciaal. Ook heldere afspraken over de verschillende rollen en taken van bestuur en directie zijn helpend en kunnen vastgelegd worden in een intern reglement of ander openbaar document.
De menselijke dynamiek (of zachte kant): hoe gaan we met elkaar om?
Je bestuur effectief samenstellen
Weet jij waarom bepaalde personen in je bestuur zitten en op wie je kunt rekenen voor specifieke feedback en als kritisch klankbord? Het is verleidelijk om vooral op basis van competenties en ervaringen die relevant zijn voor de aard en doelstellingen van de organisatie een bestuur samen te stellen. Deze invalshoeken zijn natuurlijk belangrijk, maar andere competenties (financiën, HR, juridische kennis, etc) en ervaringen zijn minstens even belangrijk voor een slagkrachtig bestuur. Net zoals de omgeving waarin je organisatie werkt divers en veelzijdig is, streef je ernaar dat je bestuur maximaal een weerspiegeling is van je omgeving.
Vergadercultuur
Timing, energiebewaking... Goed besturen is ook goed vergaderen. Houd rekening met de beschikbare tijd en het engagement van bestuurders bij het plannen van vergaderingen. Plan deze in ieder geval ruim van tevoren om rekening te houden met andere verplichtingen. Dit zijn maar enkele tips om van elke bestuursvergadering een energiegevende ervaring te maken in plaats van een energievreter.
De rol van de voorzitter
De voorzitter fungeert als de coach van het team bestuurders. Een goede voorzitter combineert de capaciteiten van actief luisteren en verbinden met een sterk vermogen om synthese en consensus te bereiken. Hij of zij houdt de vinger aan de pols van wat er leeft binnen de organisatie én in het bestuursteam, toetst regelmatig af met directie en houdt zo het schip op de juiste koers.
