Het doemscenario
Het avontuur begon toen twee kleuters op een speeltuin besloten een kraal in hun neus te stoppen. Een bezoek aan de huisarts verhelderde de situatie: de kraal moest onmiddellijk worden verwijderd, anders zouden er allerlei doemscenario's kunnen ontstaan.
Aangezien de specialisten die dag hun werk al voltooid hadden, werden we doorverwezen naar de spoedeisende hulp. We werden daar vriendelijk ontvangen en de arts paste zijn taalgebruik aan naar het niveau van mijn 5-jarige dochter. Hij legde uit dat specialisten beter uitgerust zijn voor deze soort taken en dat de kraal er nu uit moest. Plechtig kondigde hij aan dat er op het internet tien methoden te vinden zijn om kralen uit neuzen te verwijderen en dat zij er twee zouden proberen.
De spanning loopt op
Er werden buizen van verschillende diameters aangevoerd en de spanning steeg gestaag maar vastberaden. Toen mijn dochter zich niet meteen overgaf aan de bevrijdende techniek, werden snel twee verpleegkundige collega's opgeroepen om haar vast te houden en de stofzuigertechniek te proberen. Het resultaat was een kind dat schreeuwde uit machteloosheid en angst, en een kraal die bleef zitten.
"Kom morgenochtend nuchter terug. De specialist heeft geschikter materiaal en als dat niet werkt, zullen ze haar verdoven zodat ze niet kan tegenstribbelen."
De volgende dag
Deze keer was er een even vriendelijke specialist die meteen zei: "Wilde je jouw neus versieren? Ik heb al veel kralen uit neuzen gehaald."
Ze legde stap voor stap uit wat ze ging doen. Toen ze een fijne stofzuiger tevoorschijn haalde, trok mijn dochter zich angstig terug. De arts drong niet aan, maar legde opnieuw uit dat wat ze ging doen geen pijn zou doen, tenzij ze veel bewoog, en dat ze nodig had dat ze haar hoofdje stil hield.
Ze begon opnieuw, met de toestemming van mijn dochter. Hoewel ze nog steeds angstig was, keek ze de dokter vol vertrouwen aan. Het snot werd verwijderd en met een heel smalle pincet werd de kraal verwijderd. Zonder gebrul, zonder tranen.
De parallel met het organisatieleven
Tijd en middelen zijn schaars, dus we moeten er efficiënt gebruik van maken. Op de spoedeisende hulp worden levens gered door efficiënte inzet van tijd en middelen. In organisaties kan je mensen verliezen als je te traag handelt, en kansen missen als je middelen niet goed benut.
Maar vaak zie ik dat organisaties té efficiënt of snel willen werken. Hierdoor kan aanzienlijke nevenschade of zelfs stagnatie ontstaan. Te weinig tijd besteden kan tot onzorgvuldigheid leiden. Te efficiënt willen zijn brengt het risico met zich mee dat je vergeet dat je met mensen werkt.
Natuurlijk is het belangrijk om verstandig met je tijd en middelen om te gaan. Weinig mensen hebben er te veel van. Eindeloos vergaderen, daar wordt niemand blij van. Toch gaan we soms te ver in onze zoektocht naar efficiëntie. En dan krijg je een averechts effect.
Om dit te vertalen naar de organisatiewereld: je hebt een probleem dat je graag wilt oplossen. Bijvoorbeeld:
- je krijgt niet genoeg inschrijvingen voor je aanbod,
- een nieuw product verkoopt niet,
- klanten betalen hun facturen niet op tijd,
Het is verleidelijk om meteen in actie te komen en de eerste de beste oplossing die in je opkomt te implementeren of aan je collega's voor te stellen: bijvoorbeeld een nieuwe marketingstrategie, of een nieuwe procedure.
Angst maakt je bewust van gevaar, maar is een slechte en invloedrijke raadgever. Angst maakt dat op het moment van beslissing de beschikbare tijd en middelen nog schaarser lijken dan ze al zijn en we automatisch kiezen voor de acties die het meest efficiënt lijken.
Iedereen lijkt akkoord en toch werkt het niet
Omdat je jouw voorstel grondig hebt doordacht en met volle overtuiging brengt, heeft niemand echt opmerkingen. Iedereen is tevreden met een oplossing voor een probleem dat al lang aansleept of dringend aanvoelt. Dat ging vlot, je hebt niet te veel tijd besteed aan het uitwerken van het voorstel en ook in de vergaderingen waren jullie er snel door, afgezien van een paar kleine opmerkingen.
Bij de uitvoering blijkt al snel dat er van efficiëntie geen sprake meer is. Niet iedereen volgt de afspraken goed op. Je moet veel herhalen. Je begrijpt niet wat er zo moeilijk aan is. Er komen veel 'kinderziektes' en neveneffecten naar boven. Sommige mensen zijn niet meer enthousiast. Je vraagt je zelfs af of dit wel werkt. Je evalueert inhoudelijk dat er ergens iets niet klopt aan de aanpak, maar stelt niet meer ter discussie of het probleem zit in het voorstel, de aanpak of het proces (= jouw zeer snelle aanpak).
De snelste weg ergens naartoe betekent vaak dat je gewoon minder tijd aan iets besteedt. En minder tijd aan iets besteden betekent vaak dat je meer dingen alleen doet en minder tijd neemt om even stil te staan, en zo de illusie van efficiëntie najaagt. Dit is beslist geen pleidooi om trager te zijn. Het is eerder een manier om de effectiviteit van je tempo te vergroten.
Hoe leiderschap je uit de efficiëntie-illusie houdt
Op zulke momenten kan het tonen van leiderschap een groot verschil maken en het is ook het moment waarop leiderschap tonen het moeilijkst is. Hier zijn enkele tips die je kunt uitproberen:
- Durf de tijd te nemen om te observeren. Kijk of wat 'lijkt' ook echt is. Neem de tijd om te observeren hoeveel tijd en middelen er écht beschikbaar zijn. Observeer hoeveel angst en druk je ervaart (om snel tot een oplossing te komen).
- Wees eerlijk tegen jezelf over de observaties.
- Durf de tijd te nemen om het vanzelfsprekende ter discussie te stellen, te beginnen met jezelf. Wie heb ik nodig om hier goed over te beslissen? En zoek naar stemmen die het niet met je eens zijn.
- Durf te vertrouwen op wat je buikgevoel zegt. Als je net als de spoedarts voelt dat er anderen beter geplaatst zijn dan jijzelf, durf dan te beslissen om door te verwijzen.
- Durf ook door te gaan op weerstand. We blijven soms liever weg van weerstand. Maar als je erop durft door te gaan, kom je vaak tot essentiële onderwerpen. Waar zit de weerstand en waarom? Welke oplossingen zijn er?
- Durf in te zetten op verbinding en blijf contact houden met de mensen die het probleem dragen of de doelgroep in gedachten.
Of een probleem efficiënt opgelost kan worden, hangt zelden af van expertise of kennis. Cruciaal is hoe je omgaat met de druk van schaarste (gevoel) van tijd en middelen. Je kunt ervoor kiezen om je probleem op te lossen door verbindend, vertrouwend en ervaren te zijn, tijd te nemen om vragen te stellen en uit te leggen. Vaak is dit ook efficiënter en effectiever, en dus met minder bijwerkingen.
Wil je ook je leiderschap aanscherpen, en presteren onder druk zonder in de efficiëntie-valkuil te vallen?
