'Sorry, ik struikel nogal vaak over een overvolle agenda' was zijn uitleg toen we eindelijk na een derde poging samen zaten om koffie te drinken. Reden van afspraak 'ik hoorde dat jij me misschien kon helpen met onze organisatiestructuur'. En er volgde een relaas van verschillende pogingen om de structuur aan te passen aan de groei van zijn organisatie. Over structuren, processen en modellen die hij als puzzelstukjes vasthoudt en die maar niet in elkaar passen.
Enkele uitspraken:
- Zelf-organiserend, dat hebben we geprobeerd, maar dat werkt niet bij ons. Dat woord is verbrand.
- We hebben ons organogram geoptimaliseerd, maar nu merk ik dat dit eigenlijk niets zegt en dat het gewoon ergens in de schuif ligt.
- Ik vind dat de besluitvorming duidelijk is, maar niemand houdt zich eraan en uiteindelijk gaat elk zijn eigen gang.
- Ik ben ervan overtuigd dat de teams te groot zijn want ze kunnen zich niet ten volle ontplooien, maar ik weet niet hoe je ze op de juiste manier kleiner kan maken.
- Ik wil de rollen en functies herverdelen. Zou dat een oplossing zijn?
- En er zijn veel te weinig overlegstructuren.
Van machine naar levend systeem
We kijken vandaag anders naar organisaties. We zien ze als levend met levende kenmerken. Voorheen waren organisaties en bedrijven eerder geoliede machines met een beleid, regels en afspraken. Nu hebben organisaties een eigen identiteit, situeren ze zich in een ecosysteem, kunnen ze angstig zijn en trauma's oplopen, hebben ze leercapaciteit en nog veel meer. Onze organisaties zijn vermenselijkt en hebben hun eigen unieke eigenschappen ontwikkeld.
Schurende structuren
In die kijk naar organisaties is het niet altijd evident om strategie, impact, cultuur of structuur uit elkaar te halen. En toch is het soms verrijkend de structuur apart te vast te pakken. Je structuur optimaliseren kan namelijk een enorme hefboom zijn.
Dat de structuur van de organisatie van mijn gesprekspartner schuurt is duidelijk. Ik kom heel wat organisaties tegen waar die structuren niet helemaal als gegoten zitten. Soms omdat een organisatie groeide en de structuur nog niet volgde, soms omdat er maar een deel van de organisatiestructuur werd aangepast, soms omdat er ondoordacht een nieuwe structuur werd geïmplementeerd, soms omdat er een mismatch ontstaan is tussen de strategie, de cultuur en de structuur.
Geen advies uit de losse pols
Ik luisterde en na een uur vroeg hij 'Kan jij me vertellen welk organisatiemodel het best zou passen voor ons?' Mijn antwoord bleef uit. 'Dus je kan me geen advies geven!' was zijn conclusie. En ja, hij had gelijk. Ik kan niet zomaar advies geven over welke organisatiestructuur de beste is. Niet uit de losse pols. Een organisatiestructuur is dienend voor wat een organisatie wil doen, welke impact ze wil hebben, en welke cultuur ze moet dienen. En dat is voor elke organisatie uniek.
Inzicht in de noden en krachten van de organisatie
In het proces om een organisatiestructuur scherp te krijgen focussen we dan ook op een aantal aspecten:
- Het zoeken en inzicht krijgen in de uniciteit van je organisatie is een eerste. We analyseren wat je wil doen, welke impact je wil hebben, en welke cultuur de ideale organisatiestructuur moet dienen. Ik maak me wel eens innerlijk kwaad als ik zie hoe een structuur geïmplementeerd wordt, zonder hiermee rekening te houden. Met soms pijnlijke gevolgen.
- Naast het dienende element, heb je als organisatie ook rekening te houden met je verandervermogen. Daarmee had mijn gesprekspartner helemaal geen rekening gehouden. Organisaties zijn voortdurend in verandering, groeien en ontwikkelen. Daarin zijn patronen te onderscheiden, en dus weten in welke ontwikkelingsfase je organisatie zich bevindt is alvast een belangrijke stap. Een uniek, coherent verhaal schrijven goed wetende welke systemen je niet zomaar kan aanpassen, en welke net heel flexibel zijn.
- Ook belangrijk is hoe de medewerkers en de teams staan in je organisatie. Hoe komen hun passies en competenties optimaal tot hun recht in welke structuur? Hoe kan elk team vanuit zijn positie de organisatie versterken en welk overleg is er dan nodig?
Passende organisatiestructuur die richting en perspectief kan geven.
En dan start een zoektocht naar de juiste dienende structuur. Veranderen en anders organiseren vertrekt vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid en is wroeten naar gepaste antwoorden. De puzzelstukjes op maat van je organisatie snijden samen met je collega’s.
Antwoord met een vraag.
Mijn uiteindelijke antwoord was dan ook een vraag. Is er bereidheid om hier tijd in te steken, jezelf en je organisatie in vraag te stellen en vooral het geheel aan te pakken om zo je organisatie groeibestendig te maken? Hij hoefde niet lang na te denken.
Wil jij ook aan de slag om tot een structuur te komen met impact?
- Ontvang gratis onze tool met 4 stappen naar een gedragen organisatiestructuur
- Vraag een vrijblijvend gesprek aan om de noden van jouw organisatie te bespreken
- Contact: nele.decoodt@s-l-impact.com
