In september gaan organisaties massaal aan de slag met hun budget. Niet omdat ze dat zo leuk vinden, maar omdat het wel moet: de overheid trekt subsidies terug, de inflatie stijgt en mensen snijden in hun extraatjes (lees: goede doelen zijn the first to go). Tijd om de centen op orde te brengen — kwestie van zeker te zijn dat er genoeg budget is voor alle plannen en personeel.
Makkelijker gezegd dan gedaan, want de meeste ondernemers krijgen de kriebels van spreadsheets. Maar laat je je financiën liggen, dan krijg je de blutsen en builen later op je bord. Daarom voorziet deze blog je van een paar slimme handvatten om zonder paniek je budget op te bouwen. De truc? Je budget zien als een verlengstuk van je dagdagelijkse taken — en dus niet als een droge, cijfermatige oefening.
Plan voor de toekomst, niet het verleden
Veel organisaties starten hun budgetplanning door simpelweg te kijken naar wat ze vorig jaar uitgaven en dat naast de plannen voor komend jaar te leggen. Maar da’s een valkuil: bouw je enkel voort op je huidige budget, dan mis je de kans om echt te innoveren of problemen aan te pakken. Slimmer is om een stap terug te zetten en te beginnen met de vraag: wat wil je als organisatie bereiken? En vervolgens: hoe ga je dat doen? Die ‘hoe’, dat is waar het allemaal om draait.
Concreet: denk vooruit. Bouw je budget op vanuit de praktische acties die nodig zijn om je organisatie naar het volgende level te krijgen. De beste manier om daar te geraken, is om je financiën op langere termijn te plannen: een budget over drie jaar in plaats van één, bijvoorbeeld. Elk jaar evalueer je en pas je aan voor de toekomst. Zo verandert budgetteren in investeren: je steekt er nu tijd en geld in, om op termijn de vruchten te plukken. Je budget opbouwen doe je dus niet vanuit je kosten of inkomsten, maar vanuit wat je wil bereiken.
Kijk verder dan subsidies
Nog een vraag die standaard komt bovendrijven bij het budgetteren: ‘Gaat de overheid dat wel willen financieren?’ Valide vraag, maar toch is het slechts één stukje van de puzzel. Want er zijn meerdere manieren om je financiering rond te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan je eindklant: die kan misschien niet het volledige bedrag betalen, maar waarschijnlijk wel een deel. Of een significant other, dat is iemand die dezelfde achtergrond deelt en zich betrokken voelt. Vergelijk het met een uitgestelde koffie: iemand betaalt vooruit voor een ander.
Breid dat verder uit, betrek grotere spelers — en in laatste instantie de overheid. Het hoofddoel? Een plan voor je organisatie dat investeerders en partners overtuigt. Wil je écht waarde creëren met je organisatie, dan bepaal jij (en niet je boekhouder) de koers. Want jij hebt het overzicht en de visie. Hoe meer je budget aansluit op je strategische doelen, hoe meer grip je krijgt op de toekomst. Je budget wordt dan een spiegel: ben je wel echt aan het doen wat je van plan was? Zo verandert budgetopbouw in een strategische tool dat je werk ondersteunt, in plaats van een stressvolle taak waar je elk jaar tegenop ziet.
Begin er op tijd aan
Timing is alles. Dat geldt voor stand-upcomedians, maar ook voor je budgettering. Oftewel: stel het niet uit tot het laatste moment. Voor veel organisaties moet het budget pas ergens tussen maart en mei officieel goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering. Het probleem daarmee? Tegen die tijd is het nieuwe jaar al lang begonnen — en sta je eigenlijk al achter. Wil je dat vermijden, dan moet je het slimmer aanpakken.
Een gezonde doorloop begint met vooruitdenken. Begin in augustus of september al met de plannen voor het komende jaar af te stemmen op je meerjarenstrategie. Dat is je basis. Zo heb je tegen eind september een eerste werkversie van het budget klaar en kan je er in oktober feedback op vragen. Dan ben je tegen november al rond met een werkbudget dat het bestuur kan goedkeuren.
Halverwege het jaar, rond juli, maak je een budgetupdate: hoe staan we ervoor? Waar moeten we bijsturen? Die update is cruciaal, want die vormt de basis voor de volgende begrotingsoefening in augustus of september. Zo blijf je op koers en voorkom je onaangename verrassingen. Het resultaat: meer rust in de tent, maar ook veel meer grip op je strategie.
