Komt jouw team ook voortdurend tijd tekort? Lijken je medewerkers te verdrinken in hun werk, terwijl ze nochtans de vrijheid hebben om zelf te plannen? Dan is het nodig dat je als leidinggevende meer vat krijgt op de tijd van je team en de manier waarop je mensen die besteden. Zodat zij echt kunnen genieten van de vrijheid die ze krijgen. Doorheen de jaren zocht en vond ik een manier om hiertoe te komen. En die deel ik graag met jou.
De strijd met de tijd
Het is een probleem van alle tijden. Maar toch zie ik rondom mij opvallend veel medewerkers en leidinggevenden worstelen met tijd en tijdsbesteding.
Teams werken meer en meer zelfsturend, of toch zelforganiserend. Iedereen heeft het druk. Collega’s zetten zich keihard in. Om hun eigen werk in orde te brengen én om elkaar te helpen. Toch lopen mensen verloren: de ene collega vraagt dit, een externe partner vraagt dat, er ligt al maanden een langetermijnopdracht te wachten, en dan heb jij als leidinggevende nog een last minute-vraag. Er is nooit genoeg tijd om alles te kunnen doen. Mensen weten niet waar eerst te beginnen of waar neen tegen te zeggen … En op het einde van de rit zijn altijd diezelfde to do’s blijven liggen.
Een herkenbaar probleem?
Autonomie is leuk en haalt het beste in mensen naar boven. Een team dat eigenaarschap krijgt en opneemt, kan wendbaar reageren. En het motiveert mensen als ze verantwoordelijkheid krijgen en initiatief mogen nemen.
Maar dat wil niet zeggen dat je als leidinggevende een team zomaar los kan laten. Om autonomie goed te laten werken, hebben mensen een kader nodig. Dat brengt duidelijkheid: ze kunnen erop terugvallen wanneer het allemaal niet meer vlot loopt of te veel wordt.
De tijd als bondgenoot
Als leidinggevende kan je op vele manieren een zelforganiserend team ondersteunen. Vandaag wil ik focussen op tijd. Vat op tijd.
Wanneer mensen geen vat hebben op hun tijd, dreigen ze te verdrinken in hun werk. Als je niet weet hoeveel tijd je in taken steekt, laat staan dat je weet hoeveel tijd je er in kan of mag steken, hoe maak je dan keuzes in wat je wel of niet doet? Hoe maak je je planning op?
En hoe kan je als leidinggevende weten of je organisatie wel efficiënt of effectief werkt?
Vat op tijd: een investering!
Dit is geen pleidooi voor een strak keurslijf waarin mensen geen flexibiliteit meer hebben om hun tijd zelf in te vullen. Ook geen pleidooi voor zomaar meer administratieve rompslomp. Daar wordt niemand vrolijk van, als we eerlijk zijn.
Toch doe je je collega’s een plezier door hierin te investeren. Ook al doet het in begin wat pijn. Het uiteindelijke doel is dat medewerkers echt kunnen genieten van de vrijheid die ze krijgen.
Doorheen de jaren vond ik een manier om dat te bereiken.
Hoe pak je het aan?
Laten we beginnen bij het begin. Want als je nog geen zicht hebt op de huidige tijdsbesteding van je mensen, kan je ook geen handvaten creëren om tot de gewenste situatie te komen.
- Meten is weten
Begin bij het ‘noodzakelijk kwaad’. Laat mensen enkele maanden lang hun tijd bijhouden in een tijdsregistratie-systeem. ‘Maar dat kost ook tijd!?’ Ja, maar zonder deze info kan je echt niet verder.
Denk vooraf goed na hoe gedetailleerd en uitgesplitst je mensen tijd wil laten registreren. Je wilt je collega’s ook niet onnodig tijd laten steken in registratie.
Kies maximaal 3 à 4 grote clusters binnen de takenpakketten of rollen in het team. Een categorie ‘overhead’ is zeker ook een must. Die restcategorie voor vergaderingen, teammomenten, administratieve taken … waar altijd meer tijd naar toe gaat dan je denkt (of wilt).
- Analyseer en vertaal in functieprofielen
Maak een rapport met een overzicht van alle teamleden. Dit is sowieso interessant om de violen gelijk te stemmen. Want wees gerust: niet iedereen zal alles op dezelfde manier geregistreerd hebben. (Het is dan ook een goed idee om de afspraken hierover bij te sturen en scherp te stellen.)
Hoe dan ook levert het je een eerste blik op de tijdsbesteding binnen het team. Maak deze oefening samen. Wat valt het meest op? Waarin steken we veel meer/minder tijd dan gedacht? Stemt dat overeen met hun eigen perceptie?
In tweede instantie vraag je je samen af: Hoe zou het moeten zijn? Waar hebben we meer tijd voor nodig? Waar zouden we minder tijd in mogen steken?
Leg de puzzel opnieuw en werk toe naar een tijdsbesteding per takenpakket of rol per persoon. Neem dit op in de functieomschrijvingen.
- Verdeel werk in jaardoelen
De volgende stap is de vertaling van de algemene functieprofielen in een concrete jaarplanning voor het komende (werk)jaar. Begin hier vroeg genoeg mee, zodat er tijd is voor uitwisseling en afstemming én je klaar bent bij de start van het jaar. Een jaarplanning bevat het best zowel de vaste, terugkerende taken van een medewerker als de specifieke ambities en doelstellingen voor dat jaar.
Durf hier concrete doelen te formuleren. Een uitdaging werkt motiverend. En het behalen van een doel is een gelegenheid om samen succes te vieren!
Bekijk hoe ver je wil gaan in deze oefening. Minimaal maak je een inschatting van de tijd die op jaarbasis naar de grootste taken en doelstellingen gaat. Nog beter is het als je die tijd ook nog in een planning giet. Zo vermijd je dat er bottlenecks ontstaan in drukke maanden. Maar betonneer niet alles vast: niet elke taak of project valt vooraf perfect in te plannen.
Oh ja, en voorzie wat buffer. Het is altijd leuker om tijdens het jaar op een extra opportuniteit te kunnen inspelen, dan om constant achter de feiten aan te hollen en vast te stellen dat je een hoop zaken niet rond krijgt.
- Volg op en stuur bij
Eens alles op de rails staat, is het belangrijk om af en toe de voortgang op te volgen. Voorzie bijvoorbeeld per kwartaal een gesprek met elke medewerker (of zorg ervoor dat het team dit samen bespreekt). Bespreek hier zowel de stand van zaken als de bijhorende tijdsbesteding. Dit is een ideaal moment om bij te sturen en samen te kijken waar de komende maanden meer of minder tijd naartoe kan gaan.
De realiteit zal nooit overeenkomen met je planning. Dat is ook niet erg. (Over timemanagement en agendabeheer hebben we het nog wel een keer.?) Het belangrijkste is dat jij en je medewerkers iets hebben om op terug te vallen wanneer tijdsnood opduikt en prioriteiten gesteld moeten worden.
In het beste geval stelt dit je effectief in staat ‘ja’ of ‘nee’ te zeggen op een bijkomende vraag. Het geeft zeker ook voeding aan functionerings- of opvolggesprekken. Op die momenten kan een medewerker aangeven waar het moeilijk loopt of kan jij meegeven waarop je meer of minder wil inzetten de komende tijd.
Vat op tijd, dat vraagt tijd
Je merkt de contradictie: het vraagt tijd om meer vat te krijgen op tijd. En ja, je zal op weerstand botsen wanneer je dit voor het eerst invoert. Maar weet dat je het doet om er samen achteraf de vruchten van te plukken. Het geeft je organisatie tools om het werk werkbaar te houden voor medewerkers en ieders werktijd meer gericht in te zetten op wat echt belangrijk is.
Benieuwd of dit verhaal jou bekend in de oren klinkt! Geeft deze blog je inspiratie of houvast? Of deed hij net meer vragen bij je opborrelen?
Of bel me op 0473/825.865 voor een vrijblijvend gesprek.
