Natuurlijke reflexen
Het gevoel beoordeeld te worden op je werking, is niet altijd even makkelijk om mee om te gaan. Sommige organisaties hebben de neiging in het defensief te kruipen (‘Wij hebben dat toch wél gedaan!?’) of zich verwijtend op te stellen naar de commissie (‘die niets van onze werking begrijpt’). Op zich zeer begrijpelijke reacties wanneer je aanbevelingen krijgt en al zeker bij een negatieve beoordeling. Er hangt dan ook veel van af. Trouwens: er is ook helemaal niets mis met het formuleren van een reactie op het voorlopig advies waarin je bepaalde misverstanden of feitelijke onjuistheden probeert recht te zetten.
Van frustratie naar inspiratie
We begeleiden veel organisaties en kunnen met een gerust hart zeggen: een externe blik op je werking biedt ook opportuniteiten en leerlessen voor de toekomst. Al is dat misschien niet het eerste waar je aan denkt. Krijg je een definitief negatief advies of aanbevelingen, maak dan eerst ruimte voor de emoties die daarbij komen kijken. In jezelf en bij je team en bestuur. Heerst er frustratie omwille van het harde werk dat weinig opleverde? Machteloosheid omdat jullie je niet begrepen voelen? Stress omdat de kans bestaat dat jullie subsidies verliezen? Maak tijd om hier samen bij stil te staan. Wees open naar elkaar. En zorg voor jezelf en anderen.
Daarna is het belangrijk om over te gaan tot actie. Het heeft geen zin om in een verkrampte positie te blijven steken. Elke visitatie is (net als elk beleidsplan) een uitgelezen kans om als organisatie bij te leren en te ontwikkelen. Gebruik de gelegenheid om jezelf een spiegel voor te houden en te dromen van waar je organisatie naar toe kan groeien.
Ja, dit wordt mogelijks een stevig en intensief traject. Voorzie voldoende tijd en ruimte binnen je organisatie. Stel een kernteam samen dat de ruimte en het mandaat krijgt de tanden te zetten in een plan van aanpak met verbeteracties. Wacht niet te lang af: een jaar is zo voorbij.
Weet dat je met je plan van aanpak nog niet alle problemen volledig moet hebben opgelost. Wel is het belangrijk te tonen dat jullie in staat zijn tot kritische zelfreflectie en daarmee aan de slag gaan. Maak een eerlijke analyse van wat er beter kan. Vanuit eigen inzichten en feedback van externe stakeholders. Dit is een belangrijk basis om vervolgens een verbeterplan op te maken en er ook al eerste stappen in zetten.
Blijf trouw aan je eigenheid
Blijf bij het opmaken van plannen realistisch en trouw aan je eigenheid. Zet verbeteracties op in functie van jullie missie en visie en op maat van jullie mogelijkheden (mensen, middelen,…). Probeer niet te voldoen aan een ideaalbeeld dat niet bij jullie past. Een professioneel beleid voeren van hetzelfde niveau als een grote ervaren organisatie is nu eenmaal niet mogelijk voor een kleine, jonge organisatie. Worstel je met je ambitie om nieuwe doelgroepen te bereiken met je werking, kijk dan eerst eens of je geen stappen hebt overgeslagen en focus op die eerste next steps.
Maar trouw blijven aan je eigenheid wil ook zeggen: voortbouwen op jullie sterktes en geloven in wat jullie kunnen. Kijk naar het goeie dat al aanwezig is in jullie werking, focus op momenten van succes, deel resultaten waar je fier op bent… Zij geven je nodige positieve energie en bevatten vaak de zaadjes waar je op kan voortbouwen om toekomstambities te formuleren.
Kijk verder vooruit
Anderzijds is dat nieuwe beleidsplan voor de periode ’26 – ‘30 is niet meer zo ver weg. Alle verbeteracties die je nu opzet zijn een perfecte springplank hiernaar toe. Neem het perspectief van de komend beleidsperiode waar mogelijk al mee in het uitwerken van acties. Zo vermijd je dat het blijft bij one shot-ingrepen en verzeker je de continuïteit van de richting die je uitgaat.
De visitatie brengt jullie dan misschien wel (wat) frustratie, maar hopelijk toch vooral inspiratie. Soms helpt een externe blik om dingen wat in perspectief te plaatsen. Wil je graag een klankbord na je visitatie of een vooruitblik naar je beleidsplan?
Graag een verkennende babbel?
Neem gerust contact op of neem een kijkje op onze aanbodpagina.
Jasper: jasper.vanthienen@s-l-impact.com
Els: els.lauriks@s-l-impact.com
Auteurs: Els Lauriks en Jasper Van Thienen
