Een gesprekje tussen Els (de boekhouder) en Ibrahim (de fondsenwerver).
De boekhouder heet Els en zij maakt zich erg ongerust over de fondsenwerving, zeker omdat ze nog maar net veel geïnvesteerd hebben in die maandelijkse schenkers. Ibrahim, de verantwoordelijke fondsenwerving komt haar tegen in de kantine.
Inflatie doorrekenen
Els: Ibrahim, ik heb een ideetje voor jou. Alle maandelijkse giften zouden ook met 12% omhoog moeten, dat is de huidige inflatie in België en onze kosten swingen de pan uit.
Ibrahim: Tja de meeste commerciële bedrijven rekenen zomaar de prijsstijgingen door aan de klant. Wij gaan daar voorzichtiger mee om want de relatie met de schenker staat voorop. We blijven ze wel sowieso regelmatig bellen voor een giftverhoging, maar nu proactief iedereen benaderen vanwege de inflatie gaan we niet doen. Op enkele uitzonderingen na, namelijk onder vier ogen. We gaan in persoonlijke gesprekken met grote schenkers en stichtingen wel vragen of ze een hogere bijdrage willen overwegen. Ik wilde je sowieso enkele voorbeelden vragen van kostenposten in de organisatie die nu erg onverwacht oplopen.
Uitval
Els: Ja, voorbeelden genoeg van stijgende kosten, denk aan de verwarming, ik ben daarom juist erg ongerust. Hoeveel schenkers gaan we er met de huidige energieprijzen precies verliezen? Wat als de helft van de mensen plots opzegt?
Ibrahim: Dat is nog nooit in een klap gebeurd. We houden de uitval goed bij maar momenteel ligt dat aantal niet veel hoger dan de vorige twee jaar rond deze tijd. Het valt al bij al nog meer want de inkomens zijn in België gekoppeld aan de index dus koopkracht blijft relatief overeind, alleen hebben veel mensen wel een gevoel dat er iets aan het gebeuren is en kan er wel een effect zijn. We spreken ook met collega’s in de sector maar blijven vooral monitoren. Gelukkig hebben we met dat nieuwe CRM een goede geautomatiseerde afhaaktabel kunnen opstellen.
Paniek aan de koffiemachine
Els: Goed, want dat nieuwe CRM was een grote investering. Toch is er iets aan de hand, ik sprak met Tina die de telefoontjes doet en volgens haar verliezen we deze week heel veel schenkers door de nieuwe aanrekeningen voor gas en elektriciteit.
Ibrahim: Iedereen gebruikt weleens excuses. Er bellen elke maand schenkers af om allerlei redenen en de energiecrisis is een mooie manier om dat gesprekje vlot te laten verlopen. Soms is dat wel echt en soms niet. We houden dat goed bij en polsen verder en noteren dat goed om zoveel mogelijk de echte reden te achterhalen. Zo kunnen we later bij re-activatietelefoontjes terug op de juiste manier in het gesprek inpikken. Als we voelen dat de schenker niet meer mee is met wat wij doen maar wel financieel kan blijven steunen dan stellen we voor om toch te blijven. Die gesprekken oefenen we ook in rollenspellen.
Arme schenkers
Els: Ok maar wat als een persoon zegt net een energiefactuur van 800 in de maand te hebben gekregen en alleenstaande is? Dat is toch niet ethisch?
Ibrahim: Dan respecteren we dat uiteraard, alleen als we ruimte voelen dan vragen we of die persoon openstaat om de gift naar beneden te herzien of eventueel 6 maand te pauzeren tot er meer duidelijkheid is. Elke ja die we daarop krijgen is een schenker waarmee we de band behouden.
Stop even met vragen
Els: Het ligt toch gevoelig allemaal, misschien sturen we best even geen brieven en e-mail meer met giftvragen tot de crisis mindert.
Ibrahim: Net omgekeerd Els, we willen blijven vragen. Wij moeten niet in de plaats van onze achterban beslissen of ze nog kunnen geven of niet. Uiteraard met respect voor de mensen die niet meer willen of kunnen geven. We gaan de inflatie juist thematiseren in onze communicatie en in de getuigenissen over ons werk. Onze project-doelgroep heeft die giften nu meer dan ooit nodig.
Intern draagvlak
Els: Dus jullie hebben nu wel extra werk begrijp ik?
Ibrahim: Zeker, we moeten met ons team wekelijks oefenen op die telefoongesprekken en van elkaar leren. We gebruiken dit moment om heel dat reddingsprogramma op punt te zetten. We werken ook veel met de communicatie-collega's om de juiste verhalen te vinden en in al onze communicatie de giftvraag goed te formuleren. Onze directeur heeft al gevraagd aan iedereen om daar actief mee bezig te zijn. We moeten echt de inspanningen van communicatie en andere collega's voor fondsenwerving opdrijven. Samen kunnen we onze schenkers nog meer mooie content aanbieden zodat ze weten waarvoor ze blijven steunen. We maken daarom dat filmpje voor dat personeelsfeest bijvoorbeeld niet want het vraagt te veel tijd.
Hoge fondsenwervingskosten
Els: Juist dat filmpje was goedgekeurd en ging 2000 euro kosten, maar het is vooral de tijd die iedereen erin steekt... , ik snap het. Je stelt me een beetje gerust maar de kosten van jullie werk gaan toch omhoog, alleen het papier al.
Ibrahim: Het valt nu nog mee maar er zijn al verhogingen en we verwachten er meer voor volgend jaar. Dat moeten we nu in de budgetprojecties inschatten. Het zal duurder worden, maar stoppen met investeren in de fondsenwerving is een slecht idee gezien de onzekere toekomst. We zijn goed aan het onderhandelen met de externe agentschappen en leveranciers voor het volgende jaar, want zij proberen ook hun winstmarges te vergroten. Aan de inkomstzijde willen we volgend jaar ook werken op de gemiddelde gift en het instapbedrag. Ik werk op drie scenario’s, ik toon je de cijfers in het volgende overleg.
Els: Bedankt Ibrahim, ik kijk uit naar je cijfers!
Ibrahim: ‘Let ‘s stay calm and carry on’.
Is deze dialoog herkenbaar als fondsenwerver, of spreek je juist te weinig met directie en financiën?
Enkele tips:
- Gebruik de huidige crisis om fondsenwerving nog beter uit te leggen en steun te vragen waar nodig.
- Spreek vaker met de financiële collega’s, zowel formeel en informeel. Ga er niet vanuit dat ze alle wetmatigheden van de fondsenwerving intuïtief kennen. Toon ook respect voor hun vak.
- Gebruik cijfers en trends van de vorige jaren om te vergelijken en te objectiveren.
- Agendeer de crisis bij de directie om tijd vrij te maken bij de juiste collega’s.
- Zoek sterke impactverhalen die de huidige crisis tonen vanuit het oogpunt van de mensen of organisaties waarvoor jullie werken.
- Werk met de fondsenwervers en de administratieve collega’s aan kwalitatieve individuele contacten met schenkers.
- Noteer voor elke opzegging van een maandelijkse schenker een duidelijke reden.
- Stel opzeggers voor om te blijven steunen en leg uit waarom. Oefen dit in rollenspellen.
Als je het goed aanpakt dan is dit geen extra stress voor je team, maar juist een manier om samen naar een doel te werken. Vier zeker het moment dat de eerste schenker aan de telefoon toezegt om toch te blijven geven!
Succes!
Wil je hierop reageren of heb je een vraag? E-mail me gerust op jeroen.vanhove@s-l-impact.com of stuur een berichtje via LinkedIn.
