We hadden goede evaluaties gemaakt en geleerd van de vorige zomers en zouden het nu wel beter gaan doen.
Toch?
De zomer is een leuke periode om te werken voor velen. Het is op veel vlakken rustiger. Er zijn minder teamvergaderingen en projecten vertragen. Een ideaal moment om door te werken aan zaken die anders blijven liggen.
Toch ervaren veel teams en organisaties problemen tijdens de zomer. Er worden afspraken niet opgevolgd, er wordt teveel of te weinig gecommuniceerd, targets worden niet gehaald, er ontstaan moeilijkheden in samenwerking,… en daardoor kan de zomer een veldslag worden, eerder dan het lang verwachte ontspannen herademingsmoment.
Ik deel hier graag enkele van de tips die ik geleerd heb om de zomerperiode goed te laten verlopen.
1. Stay chill!
Naast een evenwichtige goede planning van verloven etc… Doe normaal. Natuurlijk is het fijn dat alle taken die zolang bleven liggen een keertje kunnen gebeuren. Maar, het is en blijft een periode van wisselende bezetting en veel verandering. Normaal is al goed genoeg. Als er al extra klusjes gaan gebeuren: tracht ze op voorhand goed op te lijsten zodat de verwachtingen duidelijk zijn, maar leg er geen druk op. Bekijk de projecten en deadlines en herplan indien nodig. Zorg ervoor dat de workload aangepast is aan het aantal aanwezige teamleden en verdeel de taken evenredig.
2. Luidt de zomer samen feestelijk in met heel het team en plan alvast een verbindingsmoment aan het einde van de zomer.
Organiseer een feestelijke uittocht in de laatste weken voor de zomer waar ruimte is voor informele verbinding. Vele organisaties doen al personeelsfeestjes, maar voeg er deze keer iets aan toe. Vier ook de successen van de afgelopen periode, maak afspraken voor de zomer en bespreek de plannen voor de rest van het jaar. Daarmee creëer je de positieve sfeer en motivatie om het beste uit zichzelf te halen, ook tijdens de zomer.
3. Creëer een verbindingsproject waar iedereen samen -apart- aan kan werken.
Tijd voor creativiteit! Een goede manier van verbinding houden zonder elkaar te hoeven zien is een gemeenschappelijk project waar ieder vanuit zijn expertise of vaardigheden aan kan meewerken. Zo schilderden wij bijvoorbeeld eens een heel gebouw, maakten we van de centrale tuinmuur een mooie muur vol geschilderde tekeningen, bouwden we samen een blote voetenpad of BMX parcours voor onze jongeren, brachten we een bundel van grappige zomerverhalen uit, ruimden we de zolder en kelder op… Dit vraagt vooraf een oplijsting van verschillende taken en doelen en af en toe een check van het verloop door de projectverantwoordelijken. Zo krijg je een mooie prestatie van teamwerk aan het einde van de zomer, wat erg de moeite loont.
4. Maak communicatie-afspraken
Spreek vooraf af welke communicatie-inhouden via welke communicatiekanalen zullen verlopen en op welke wijze. Pas je communicatie aan aan de noden van je werking én de verdiende rust van collega’s in vakantie. Dat kan bijvoorbeeld door:
- Een onderscheid te maken tussen soorten info: belangrijke info voor iedereen (en dus door te nemen na je vakantie) en info in de dagelijkse werking.
- Regelmatige (virtuele) bijeenkomsten te plannen met de mensen die werken: Organiseer wekelijkse of tweewekelijkse teambijeenkomsten waarin teamleden kunnen delen wat ze hebben gedaan, projectupdates kunnen geven en vragen kunnen stellen. Dit helpt bij het behouden van de teamdynamiek en het delen van kennis.
- Whats app-communicaties en mails te beperken: zodat medewerkers die uit vakantie komen geen overload aan berichten door moeten om essentiële info te vinden.
5. Leg je collega’s in de watten: creëer ruimte voor ontspanning & geef extra erkenning
Veel medewerkers zullen op een zomerse dag liever buiten zijn dan op het werk. Dat zal helemaal het geval zijn als het kwik stijgt tot boven de dertig graden. Het even extra aangenaam maken op het werk kan fijn zijn. Leg je collega’s extra in de watten met vers fruit en (gezonde) verkoelende drankjes, zorg voor fijne team overschrijdende momenten, beleef samen gezellig langere lunchpauzes in het zonnetje, zorg voor leuke weekafsluiters,… Verder werken erkenningsmomentjes voor bijzondere verdiensten (extra inspringen door collega’s, meer alleen opnemen van grotere taken,…) in de zomer ook heel goed. Zo benoemden wij al de “zomerse raket van de week” met een ludiek ijsjeskado en erkenning op de fysieke berichtenmuur.
Bevraag ook zeker je team zelf over wat helpend kan zijn doorheen de zomer en laat hen creatief mee voorstellen doen. Heb je nood aan een sparringpartner hoe dit allemaal goed aan te pakken?
Stay cool, boek gerust een afspraak
