Waarom strategisch bijsturen essentieel is
1. Context verandert voortdurend
Je plan wordt altijd opgesteld binnen een bepaalde context. Maar wat als die context verandert? Denk aan een vredesorganisatie die een strategie ontwikkelt in een tijd van vrede en vervolgens met oorlog wordt geconfronteerd. Jaarlijks evalueren of je plan nog aansluit bij de huidige realiteit is dus absoluut essentieel.
2. Beschikbare middelen en omstandigheden kunnen verschuiven
Je plan is vaak gebaseerd op bepaalde verwachtingen, zoals beschikbare middelen of personeelsbestand. Maar wat als de lonen bijvoorbeeld met 12% stijgen, zoals veel organisaties recent hebben ervaren? Dit kan bijvoorbeeld je budget onder druk zetten, waardoor strategische bijsturing nodig is.
3. Missie, visie en waarden moeten in lijn blijven
Je missie en visie blijven doorgaans stabiel. Maar als je merkt dat er langdurige spanningen zijn binnen je organisatie over de interpretatie ervan, is het soms nodig om deze opnieuw te bekijken. Dit gebeurt zelden, maar na 10 à 20 jaar kan het soms zinvol zijn om de missie te herzien. Maar klassiek gezien omvat een strategische bijsturing geen herformulering van je missie of visie.
4. Nieuwe opportuniteiten ontstaan
Soms zie je onderweg kansen die niet in je oorspronkelijke strategie stonden. Stel dat je een sociale economieorganisatie runt die hergebruikte fietsen verkoopt en steeds meer vragen krijgt voor reparaties. Dat kan leiden tot een nieuwe focus, zoals een sociale fietsherstelplaats, ook al stond die niet in je oorspronkelijke strategie.
5. Gebrek aan implementatie
Een veelvoorkomende valkuil is dat organisaties een strategie ontwikkelen en vol goede moed starten, maar daarna vervallen in “business as usual”. Dit is gevaarlijk, want je strategie vormt vaak de basis voor verantwoording naar bestuur en overheid. Als dat het geval is, moet je durven kijken naar de redenen voor het gebrek aan enthousiasme.
Hoe pak je strategische bijsturing aan?
Stap 1: Begin met evalueren
Voordat je iets verandert, moet je eerst evalueren. Verzamel alle gegevens: financiële cijfers, bezoekersaantallen, deelnemers, het bereik en de kwaliteit van je activiteiten. Het is ook nuttig om een overzicht te maken van alle uitgevoerde acties. Veel organisaties slaan deze stap over en gaan meteen brainstormen. Maar zonder een goede basis van cijfers en data is het lastig om gefundeerde beslissingen te nemen. Meten is niet altijd weten, maar zonder metingen wordt het zeker een boeltje.
Stap 2: Combineer kwantitatieve en kwalitatieve evaluaties
Cijfers vertellen niet het hele verhaal. Het is belangrijk om je belangrijkste stakeholders – vrijwilligers, deelnemers, medewerkers – te bevragen. Vraag hen niet wat je moet doen, maar hoe zij de kwaliteit van je werk ervaren. Hoge cijfers kunnen namelijk een vals beeld geven als de kwaliteit niet in lijn is met je missie en visie. Evalueren betekent altijd een balans vinden tussen data en menselijke inzichten.
Stap 3: Analyseer je doelen
Neem je oorspronkelijke doelen erbij en stel jezelf de vraag: “Met alles wat we nu weten, houden we deze doelen aan, stoppen we ermee, of herformuleren we ze?” Als je doelen bijstelt, kijk dan ook naar de activiteiten die nodig zijn om ze te bereiken.
Met wie doe je de strategische bijsturing?
Bij voorkeur werk je met dezelfde mensen die het oorspronkelijke plan hebben opgesteld. Dit voorkomt dat je tijd verliest aan uitleggen wat de strategie was. Als je met een nieuw team werkt, zorg er dan voor dat iedereen vooraf goed wordt bijgepraat. Het is ook belangrijk dat alle onderdelen van je organisatie vertegenwoordigd zijn, inclusief vrijwilligers. Externe personen worden afgeraden, omdat zij misschien eigen agenda’s of voorkeuren hebben die niet altijd in lijn liggen met jouw missie.
Hoe organiseer je het proces?
Hoewel het verleidelijk klinkt, is een intensieve brainstormsessie van twee dagen in een kasteel of hut vaak niet ideaal. Het risico op tunnelvisie is groot. Een betere aanpak is om twee of drie halve dagen samen te komen, met pauzes van drie weken tussen de sessies. Dit geeft iedereen tijd om inzichten te laten bezinken en goed voorbereid terug te komen.
Strategische bijsturing is geen zwaktebod, maar een noodzakelijke stap om relevant te blijven in een veranderende wereld. Door goed te evalueren, te luisteren naar stakeholders en gefocust te werk te gaan, zorg je ervoor dat je strategie niet alleen een document is, maar een krachtige gids voor je organisatie.
Wil je hulp bij jouw strategische bijsturing? Neem contact op met S&L, en wij begeleiden je stap voor stap.
