Natuurlijk is het belangrijk om verstandig om te gaan met je tijd en middelen. Weinig mensen hebben er te veel van. Eindeloos vergaderen, niemand wordt er vrolijk van. Toch gaan we soms in onze zoektocht te ver. En dan krijg je een omgekeerd effect.
Problemen en voorstellen op de agenda zetten
Ik maak het even concreet. Je zit met een probleem in je bedrijf of organisatie dat je graag wil oplossen. Bijvoorbeeld: je krijgt niet genoeg inschrijvingen voor je aanbod, een nieuw product verkoopt niet, klanten betalen facturen niet op tijd, ... . Het is al zeker niet efficiënt om het probleem als geheel en zonder voorbereiding te bespreken op een vergadering: dit is het probleem, hoe gaan we dat oplossen? Dat werkt niet en daarom doe je een voorstel. Je denkt na over het probleem en komt tot een oplossing. Bijvoorbeeld een uitgewerkte marketingstrategie of een nieuwe procedure. Je bent best wel tevreden over het voorstel en je agendeert het op het team dat in staat voor de uitvoering.
Iedereen lijkt akkoord
Omdat het een sterk doordacht en goed voorstel is, heeft niemand echt opmerkingen. Iedereen is tevreden met een oplossing voor een probleem dat al lang aansleept. Dat ging vlot, je hebt niet te veel tijd besteed aan het voorstel uitwerken en ook op de vergaderingen waren jullie er snel door, buiten een paar kleine opmerkingen.
En toch werkt het niet
Tot een paar maanden later. Het loopt minder vlot dan je had bedacht. Niet iedereen volgt de afspraken goed op. Je moet veel herhalen. Je begrijpt niet wat er zo moeilijk is. Er komen heel wat ‘kinderziektes’ boven drijven. Sommige mensen zijn niet heel enthousiast (meer). Je stelt zelfs in vraag of dit wel werkt. Je evalueert inhoudelijk dat er toch ergens iets niet klopt aan de aanpak, maar stelt niet meer in vraag of het probleem zit in het voorstel, de aanpak of het proces (= jouw heel snelle aanpak).
De snelste weg ergens naartoe betekent vaak dat je gewoon minder tijd aan iets besteedt. En minder tijd aan iets besteden, betekent vaak dat je het (voor een groot deel) alleen doet. Want hoe meer mensen je betrekt, hoe meer gesprekken, ideeën enz. je te verwerken hebt.
Het juiste evenwicht
Misschien herken je dit? Misschien ben je op zoek naar oplossingen of een beter evenwicht. Dit is alleszins geen pleidooi om trager te zijn. Wel een manier om de effectiviteit van je tempo te vergroten. De uitspraak ‘alleen ga je snel, samen kom je verder’ gaat hiervoor helemaal op. Het is wel een pleidooi om te zoeken naar het juiste evenwicht. En vooral om ervoor te zorgen dat het ook op lange termijn goed werkt.
Een paar tips
- Goed observeren: observeer hoe mensen zich gedragen als je je voorstel doet en ook daarna. Zie je dat ze echt mee zijn? Of knikken ze gewoon? Vertelt hun gedrag achteraf dat ze de nieuwe gang van zaken echt leven, of moet je het vaak opnieuw uitleggen of doen mensen gewoon iets omdat het afgesproken is.
- Belangrijk daarbij is dat je eerlijk bent met jezelf over die observaties. Als mensen op een vergadering ja knikken is het gemakkelijk om snel verder te gaan en te denken, goed, dat ging vlot. Als je ergens aanvoelt dat ze niet mee zijn, durf dat dan uitspreken, ook al vraagt dat wat extra tijd.
- Durf ook doorgaan op weerstand. Van weerstand blijven we soms liever weg. Maar als je erop durft doorgaan, kom je vaak tot essentiële onderwerpen. Waar zit weerstand en waarom? Welke oplossingen zijn er?
- Stel vragen. Je zit met mensen aan tafel die waarschijnlijk vanuit een andere invalshoek ergens naar kijken. Erken die invalshoek en moedig hen aan om van daaruit kritisch te kijken. Bedenk zelf wat vragen die daarbij helpen en stel niet alleen de vraag ‘wat vinden jullie van dit voorstel’? Maar ook: werkt dit voor jullie? Waar zie je risico’s? Hoe kunnen we dit nog sterker maken?
- Werk het voorstel nog niet helemaal in detail uit of kies ervoor om nog niet alle details te presenteren. Zo neem je ruimte voor nieuwe ideeën weg.
- Besteed extra aandacht aan hoe je iets presenteert. Het is gemakkelijk om te zeggen: hier heb je het voorstel, lees het nu of na de vergadering en dan te vragen of er opmerkingen zijn. Ook al vraagt het wat extra tijd, terwijl alles al op papier staat, kies voor een presentatie waarin je mensen mee hebt. Visualiseer je voorstel.
- Geef tijd om na te denken. Jij hebt al een heel proces achter de rug, diegene waaraan je het voorstelt niet altijd. Als je alle relevante opmerkingen mee wil hebben, dan is het nodig om daar tijd voor te voorzien.
De tips hierboven kunnen er misschien voor zorgen dat het trager gaat. Maar als je in het begin van een proces wat inboet aan snelheid, levert dat later op.
Als je tijd maakt om naar de kern van een probleem te gaan en manieren zoekt om iedereen mee te krijgen, rolt het voorstel zich vaak vanzelf uit en hoeft je niet elke keer alles opnieuw uit te leggen. Het is veel meer gedragen, je maakt gebruik van de aanwezige vermogens én je doet terwijl aan teamontwikkeling. Die laatste krijg je er gratis bij.
Wil je zelf meer tijd maken? Boek dan je eerste coachingsgesprek bij Lieve over hoe je leiding kan nemen over jouw "tijd".
