En die boekhouding zat in een ringmap. Eentje met tabbladen voor aankoopfacturen, verkoopfacturen, rekeninguittreksels, subsidieovereenkomsten en loondocumenten. Elke drie maanden reisde die mee naar de boekhoudster die alle papieren verwerkte in haar boekhoudprogramma. Waren er vragen of onduidelijkheden, dan bespraken we die ter plaatse.
De overstap naar digitalisering
Jaren later, en bij andere organisaties, was de ringmap verleden tijd. Via ons cloud based boekhoudplatform werden facturen gescand en meteen correct geboekt. Alles kwam samen in een overzicht dat gelinkt was aan onze begroting. Kosten en opbrengsten opvolgen? Kinderlijk eenvoudig met een druk op de (juiste) knop. Als directeur kreeg ik wekelijks een overzicht in mijn mailbox met goed te keuren betalingen. Zelfs het kassasysteem sloot naadloos aan op onze boekhouding. De effectieve betalingen werden dan weer automatisch ingelezen in de boekhouding via gekoppelde CODA-bestanden. De boekhouder? Dat was een externe blik die nagaat of alles correct verloopt.
Talloze voordelen
Tijdswinst dus, want geen mappen meer op de achterbank. En meer precisie, dus veel minder kans op fouten. En het grootste voordeel: altijd up-to-date cijfers binnen handbereik. Daar zat de echte meerwaarde. We hadden altijd goed zicht op onze uitgaven en inkomsten, liepen niet achter de feiten aan en konden kort op de bal spelen. Zo lieten we de boekhouding voor ons werken en niet andersom. En ja, onze digitale oplossingen brachten een licentiekost met zich mee, een extra kost, maar de efficiëntie en kostenbesparingen wogen daar ruimschoots tegenop.
Terug naar vandaag
Vandaag werk ik als adviseur in de non- en social-profitsector. Tot mijn verbazing zie ik hoe de digitalisering in deze sector nog vaak achterblijft. Dropboxen of gedeelde mappen worden gebruikt om facturen op te slaan. Lokale boekhoudprogramma's uit de vorige eeuw draaien enkel op de PC van de administratief medewerker. Facturatieprocessen slepen maanden aan en voor de actuele financiële stand moet menig organisatie nog steeds naar het boekhoudkantoor bellen. En bijgevolg varen veel organisaties deels blind, missen ze opportuniteiten en lopen ze achter de feiten aan.
Wake-up call
Je boekhouding ernstig digitaliseren kan écht het verschil maken. Het bespaart tijd, reduceert fouten en biedt een helder overzicht. Zo krijg je op elk moment een klare kijk op de inkomsten en uitgaven en ben je als organisatie flexibeler en in staat om evoluties vroegtijdig te detecteren en actie te ondernemen. Te vaak worden problemen of opportuniteiten te laat gezien, soms met ernstige gevolgen. Er zijn talloze oplossingen op maat, voor zowel grote als kleine organisaties. Minder papierwerk, meer inzicht in de cijfers. De voordelen zijn duidelijk groter dan de nadelen.
Hulp nodig? Bij S&L staan we klaar om jullie te begeleiden naar een efficiëntere toekomst.
