De zorgsector. Een grote sector, een sector die de laatste weken veel in het nieuws was, een sector met heel wat uitdagingen. En nee, deze blog gaat niet over politiek. Wel over de zaken waarvoor je geen beleidsmakers nodig hebt. Want om de werkstress onder controle te krijgen, speelt de mate waarin medewerkers autonomie hebben een cruciale rol. En die heb je zélf in de hand, als zorgorganisatie en als werknemer.
Het vaste rondje ‘openstaande vacatures’
Als consultant mag ik af en toe aan tafel schuiven bij een organisatie, een vzw of een samenwerkingsverband. De uitdagingen worden daar voor mij nog zichtbaarder.
- Vooreerst wordt het op vergaderingen bijna een running joke: ‘Doen we eerst een rondje openstaande vacatures?’ Want quasi overal voel je het … er heerst een tekort aan medewerkers. Vacatures raken niet ingevuld, collega’s draaien overuren. Met alle gevolgen van dien.
- Daarnaast stijgt de administratieve druk de laatste jaren gestaag. Registratie voor de cliënt, patiënt of klant. Registratie voor de overheid. Registratie voor de eigen organisatie. Terwijl digitalisering oplossingen zou moeten bieden, en dat vaak ook kan, zorgt dit vandaag toch voor extra werk. Het vraagt tijd die gedreven, gemotiveerde zorgmedewerkers liever aan hun doelgroep geven.
- En dan is er nog de stijgende zorgcomplexiteit. De zorgvragen zijn vaak niet eenduidig, dikwijls behelzen ze meerdere domeinen en vragen ze een generalistische aanpak of samenwerking tussen verschillende organisaties.
Harder werken dan maar, zorgpersoneel?
Da’s allemaal niets nieuws. Je leest en hoort het overal. Alleen: je zit er toch maar mee. En dat wachten op verbetering van bovenuit ... dat voelt als wachten op Sint-Juttemis. Dan maar gewoon nog harder werken?
Dat zijn we voorbij. De één na de andere valt uit, het is vijf voor twaalf.
‘Aan de slag!’ denken organisaties. ‘Maar eerst inzichten krijgen!’ En dus hoor ik verhalen van stress, van veel vergaderen, van nog meer registreren en verslagen schrijven. Ik luister en merk dat de balans zoek is.
Toch hoor ik ook dat mensen houden van afwisseling, van klanten en cliënten helpen, van het verschil maken. Dat medewerkers geloven in hun organisatie en wat die probeert te bereiken.
Alleen … er schort iets.
Actieve job of slopende job?
In de verhalen van zorgmedewerkers merk ik hoe ze steeds meer van een actieve job in een slopende job terechtkomen. En dat is precies waar Robert Karasek het over heeft in zijn job demand control model. Ook wel het werkstressmodel genoemd.
De taakeisen en het werktempo liggen hoog, de verwachtingen qua beschikbaarheid zijn vaak onduidelijk, de tijdsdruk en de mate van complexiteit van de opdrachten zijn – bijna zonder het te merken – groter geworden.
Maar het grootste inzicht van Karasek is: om stress te voorkomen is de mate waarin iemand autonomie krijgt veel belangrijker dan de hoeveelheid werkdruk.
Gebruik je autonomie
Waar ligt jouw autonomie als zorgmedewerker, welke regelmogelijkheden heb je? Hoeveel ruimte heb jij om zelf te sturen? Waarover heb je zelf de controle? Wacht niet tot je toestemming krijgt om hiermee aan de slag te gaan!
Bijvoorbeeld: heb je al de nodige info om je job te doen, of heb je vaak anderen nodig? En zijn die anderen beschikbaar: je team of leidinggevende? Kan je zelf bepalen wanneer je tijd neemt om te focussen? Kan je zelf rustpauzes inbouwen? Ben je eigenaar van je deadlines?
De balans tussen taakeisen en autonomie
Even inzoomen op wat Karasek ons kan leren.
Hoge taakeisen? Dat zijn uiteraard al je opdrachten, maar het is meer. Ook het werktempo, de verwachtingen qua beschikbaarheid, de tijdsdruk en de mate van complexiteit van je opdrachten horen in dit rijtje.
En wat is dan de autonomie of de regelmogelijkheden? Dat is de ruimte die je hebt om zelf te sturen, de controle die je hebt. Heb je bijvoorbeeld al de nodige info om je job te doen of heb je vaak anderen nodig? En zijn die anderen (zoals je team of je leidinggevende) beschikbaar? Kan je zelf bepalen wanneer je tijd neemt om te focussen? Kan je zelf rustpauzes inbouwen? Ben je eigenaar van je deadlines?
Wat heb je als werknemer in de zorgsector zelf in de hand?
Met deze tips kan je alvast aan de slag:
- Neem je autonomie onder de loep. Geef zelf aan wanneer je bereikbaar bent. Zorg voor een systeem waarin je voor jezelf focustijd kan inbouwen.
- Jij bent eigenaar van je agenda en behoudt het overzicht. Krijg je uitnodigingen voor meetings? Denk dan kritisch na: ben ik de juiste persoon op de juiste plaats? Durf het te benoemen als dat niet zo is.
- Kijk naar je taakeisen. Neem je (als team) de meest performante weg om taken uit te voeren? Want geef toe: alle cliënten elke keer opnieuw met zijn allen bespreken, is dat wel nodig?
- Wees niet bang voor de feiten. Reken maar eens uit wat je kan besparen. Stel: jullie hebben elke week een teammeeting van 2 uur, waaraan je met 10 personen deelneemt. Dan bespaar je een halftijdse medewerker als je maar om de 2 weken vergadert. Toch de moeite om eens over na te denken ... Mijn ervaring leert dat het aantal agendapunten dan niet stijgt, maar daalt. ?
- Maak dat verslag korter! Die cliënt heeft geen nood aan proza, wel aan duidelijkheid. Ik hoorde eens hoe iemand zijn verslag insprak in zijn gsm, in de plaats van het helemaal uit te schrijven. Zo kan het dus ook.
- Zorg ervoor dat je de nodige informatie bij de hand hebt. Daag je organisatie hierop uit.
- Communiceer over wat jij nodig hebt. Ga er niet van uit dat anderen dit weten of aan jou zullen merken.
- Vraag je regelmatig af: wat wil ik graag nog leren, waar wil ik nog in groeien? Spendeer jij voldoende tijd aan wat je wil, of ben je vooral bezig met ‘wat moet gebeuren’?
Hoe kan je als organisatie meer regelmogelijkheden bieden?
De uitdagingen zijn complex, de antwoorden ook!
Als leidinggevende kan je het verschil maken op het niveau van de individuele medewerkers. Zo kan je in een functioneringsgesprek ingaan op ‘waar wil je in groeien?’, ‘waar haal je energie uit?’ enzovoort. Je kan je mensen een kader en doelstellingen meegeven, maar ze verder vrijlaten in HOE ze de dingen concreet aanpakken …
Vaak ligt de sleutel ook op organisatieniveau. Met een duidelijke, realistische strategie voor ogen krijgt iedereen een zicht op de hoofd- en bijzaken.
Daarna volgen pertinente vragen. Zoals: hoe gaan we om met de war on talent? Wat is ons unieke antwoord op de stijgende zorgcomplexiteit? Welke mechanismen en processen kunnen eenvoudiger, zodat de registratiedruk opnieuw daalt? Het antwoord op elk van deze vragen is uniek voor elke organisatie en vraagt een diepgaander strategisch onderzoek. En ja, een change!
Ook belangrijk is de werkcultuur en de leiderschapsstijl die daarbij past:
- Werken op talenten.
- In verbinding zijn met je organisatie en je collega’s.
- In een open feedbackcultuur de valkuilen en uitdagingen benoemen.
- Ruimte geven en krijgen om te groeien en bij te leren.
Dan ontstaat er wederzijdse waardering voor het harde werk en gaat de hele organisatie – met al haar medewerkers – erop vooruit.
Autonomie is dus een belangrijke driver voor motivatie. Het job demand control model brengt dit op een bevattelijke manier binnen in je organisatie. Maak de balans op tussen jouw taakeisen en je autonomie. Zo zie je snel op welke vlakken je iets kan verbeteren.
Wil je hiermee aan de slag of zelfs nog verdere stappen zetten om dé uitdagingen te lijf te gaan? Stuur gerust een mailtje naar: nele.decoodt@s-l-impact.com
