Nieuw beleidsplan

Een nieuw beleidsplan opstellen: zo kom je tot een sterk dossier

Het is weer zover: je moet over enkele maanden een nieuw beleidsplan indienen. Het liefst eentje dat een cruciaal deel van je financiële middelen binnenhaalt alsof het niks is. Je wilt je budgetten behouden én je onafhankelijkheid. Hoe kom je tot een sterk dossier dat je subsidiegever en je achterban overtuigt?

Daar helpen wij je bij. Een ervaren expert van S&L begeleidt je team doorheen het hele proces. Van de grote inhoudelijke lijnen tot de laatste punten en komma’s.

“We moeten een nieuw beleidsplan opstellen” *zucht*

Reageren jouw collega’s ook met een diepe zucht zodra je opmerkt dat het tijd is voor een nieuw beleidsplan? Begrijpelijk. Voor de meeste medewerkers komt dit project bovenop hun operationele werk. Daarom is een efficiënt traject zo cruciaal.

Wij helpen je het bos door de bomen te zien, zodat je deze verplichte klus kunt ombuigen tot een motiverend project mét motiverend resultaat.

Dat doen we door stap voor stap te werken en iedereen op de juiste momenten te betrekken bij wat in het beleidsplan komt. Zo krijgen medewerkers de goesting om hun steentje bij te dragen en de drive om er iets moois van te maken.

Stap voor stap je beleidsplan schrijven

Wil je de subsidiërende overheid ‘an offer they can’t refuse’ voorleggen?
Dan moet je:

• eerst binnen je eigen organisatie je zaken op orde hebben
• een ambitieus beleidsplan opstellen dat de subsidiegever geeft wat die wil
• een realistische planning aan dat dossier koppelen, zodat ook je team en achterban het zien zitten
• weten op welke knopjes je moet drukken bij de ministers, departementen en steunpunten

Wees gerust: onze ervaren beleidsmedewerker staat naast je in elke stap van het proces.

Onze consultant bekijkt samen met jou wat je organisatie nodig heeft om haar doelen te bereiken. Daar leggen we naast wat de overheid zoekt. Zo komen we tot een beleidsplan dat de nodige subsidies oplevert en tegelijk de organisatie een boost geeft.

De verslagen die de kerngroep na elke stap opstelt, vormen telkens alvast een deel van het uiteindelijke beleidsplan. De S&L-consultant begeleidt je medewerkers daarbij. We zorgen voor de structuur van het geheel, stellen de inhoudstafel op of helpen te werken met het sjabloon dat de overheid oplegt. Daarbovenop houden wij de timing strikt in de gaten.

Stap 1: opstart

We identificeren belangrijke spelers binnen de organisatie: medewerkers, bestuurders, vrijwilligers … Deze mensen vormen de kerngroep die het traject zullen trekken. Ze denken mee over de inhoud en nemen elk een deel van het uitvoerende werk op zich. Zo kom je tot een dossier dat door de volledige organisatie gedragen wordt.

In deze fase focussen we vooral op het proces, nog niet op de inhoud. We stippelen een plan van aanpak uit, we bepalen welke stakeholders we wanneer gaan betrekken, we nemen oudere beleidsplannen en evaluaties door.

Stap 2: je missie, visie en impact op punt

Waarom is je organisatie nodig? Kennen alle medewerkers de missie en de visie? Sluit wat je doet nog aan bij die ‘hogere doelen’? Zijn je activiteiten wel gericht op de impact die je wilt bereiken?

We bekijken met de kerngroep waar je organisatie staat. Als dat nodig is, kan je parallel een traject opstarten dat werk maakt van je algemene strategie, impactstrategie, fundraisingstrategie, communicatiestrategie …

Vaak betrekken we op dit punt in het traject ook de bredere organisatie. Zo zijn alle interne stakeholders ervan op de hoogte dat er aan het beleidsplan gewerkt wordt en kunnen ze hun input meegeven.

Stap 3: in welke context werkt jouw organisatie?

In welke realiteit bevind je je? Wat is jouw unieke positie in het veld? We zetten je op weg om dat grondig te onderzoeken. In deze fase kijk je over het muurtje bij andere organisaties, leer je met welke tendensen je rekening moet houden, welke kansen zich voordoen …

Ook is dit het moment voor een doelgroepoefening. Wie zijn je belangrijkste stakeholders en wat denken die over je organisatie? We analyseren de resultaten van eerdere bevragingen of zetten – ook weer samen met jouw team – gesprekken, focusgroepen of online enquêtes op.

Stap 4 tot 7: kiezen, doelen bepalen, acties plannen en ondertussen ... schrijven!

Nu je weer helder voor ogen hebt waar je organisatie staat en naartoe wil, begeleiden we je in de concrete uitwerking van het nieuwe beleidsplan. Hoe we daarbij precies te werk gaan, hangt af van wat je nodig hebt.

• Keuzes maken: je beslist, vaak aan de hand van een SWOTanalyse en een impactoefening van je eerdere activiteiten, wat je wel en niet zal doen in de komende jaren.
• Strategisch kader uitwerken: die keuzes vormen het kader waarin je concrete doelen vooropstelt, zowel op het inhoudelijke als het zakelijke vlak.
• Operationele planning: dan definieer je ondubbelzinnige indicatoren, meetbare resultaten die je wil behalen. Wat ga je wanneer precies realiseren? Welk budget voorzie je voor welke actie? Dit is een cruciaal moment om breed je medewerkers te betrekken, en ook daar helpen we je bij.

Begeleiding en traject op maat

Hierboven las je de grote stappen waarmee we jou naar een nieuw beleidsplan begeleiden. In de praktijk kijken we voortdurend op welke vlakken je organisatie zelf sterk staat en op welke ze ondersteuning nodig heeft.

Jij en je team houden zelf de pen vast, onze consultant is de gids die ervoor zorgt dat er een degelijk beleidsplan komt, aan de hand van een plan van aanpak met heldere afspraken. Onderweg geven we aan op welke aspecten je organisatie nog werk te doen heeft, zonder je tot een vervolgtraject te verplichten. Ook bieden we aanvullend leiderschapscoaching aan, net als ondersteuning voor teams waar de samenwerking moeilijk verloopt. 

Zoals een klant het zei: we begeleiden zonder te verblinden

“Het was voor ons de eerste keer dat we een volledig beleidsplan from scratch moesten schrijven. Dat gaat natuurlijk gepaard met veel vragen, twijfels, en onduidelijkheden. Op dat moment is het fijn dat er vuurtorens zijn die je de weg helpen vinden. Begeleiden zonder te verblinden. Het is een kunst op zich. Merci om die vuurtoren te zijn.”

Interesse? Op basis van jouw specifieke vraag stellen we steeds een duo van consultants samen met complementaire vaardigheden. Onze aanpak:  

• We komen luisteren diepgaander naar jouw vraag zodat we de essentie en de context goed begrijpen 
• We werken een eerste voorstel van aanpak uit en na overleg en co-creatie, bezorgen we jullie een finaal voorstel.